做好企业合同管理工作,常见的问题及对策(做好企业合同管理工作,常见的问题及对策研究)

随着社会经济的发展,人们的法治观念和自我保护意识空前加强,普遍注重通过合同约定的方式保护自身的权益,合同纠纷案件呈现高发趋势。但是,很多企业在合同管理方面存在诸多问题,本文针对合同管理过程中的普遍性问题展开分析,并提出针对性措施。

做好企业合同管理工作,常见的问题及对策(做好企业合同管理工作,常见的问题及对策研究)

一、企业合同管理通常存在哪些问题

(一)合同文本拟定不规范。合同拟定人员存在起草合同质量不高、内容不规范等问题。主要表现如下:一是合同条款过于简单或笼统,缺乏具体操作标准;二是合同条款文字表述不准确、不严谨,极易引起歧义和误解;三是双方权利义务约定不对等,存在加重己方责任或排除我行权利的条款;四是违约责任条款缺失或可操作性不强,发生违约行为无法及时补救;五是直接使用对方提供的格式合同,未结合己方管理要求和商务谈判要点加以修改与补充,存在合同内容与实际情况不符或明显有损己方权益的现象。

(二)合同审查制度执行不到位。企业员工在合同审查作用的认识上,存在片面认识或认识不深刻的问题,认为合同审查形式大于实质。合同签约前仓促提交电子版合同文本,以急于办理业务为由,要求短时间内给予答复,未给合同审查人员预留充足的时间,极易导致难以全面发现、提示风险。存在逆程序操作现象,先签合同后提交审查。合同拟定部门对合同审查部门提示的风险重视不够,存在着不采纳或不完全采纳的现象。

(三)合同履行监督程序不完善。部分合同签约部门未严格按照约定履行合同义务,存在“重签约,轻履约”的现象。合同发生情势变更后,未及时签订补充协议变更双方权利义务;出现解约事由,未及时与对方协商合同解除事宜;出现违约事件后,相关人员态度敷衍、处置轻率,违约补救措施不及时、不到位。

二、企业合同管理的对策

(一)严格执行合同管理制度。合同管理是银行经营管理的重要内容,是现代银行防范法律风险、确保稳健经营的重要前提。做好合同管理可以有效提高经营效率,降低交易风险,增创经营效益。企业合同拟定及管理人员应当提高法律风险防范意识、合同管理责任意识,严格按照合同管理制度开展工作。一方面,重视合同初稿拟定工作,提高合同文本质量,保证合同基本条款具体完备、表述准确。另一方面,正确认识合同审查的意义,将合同审查视为业务发展的重要保障以及防范法律风险的重要手段,向审查部门提交详细的业务背景、合同拟定依据等材料,并为审查部门预留充足的时间,不要出现逃避审查或先签后审的情形。此外,要严格落实合同审查意见,对能够完善的条款尽量予以修改,不得擅自变更通过合同审查的重要条款。签约前,要将合同审查意见落实情况及未落实原因反馈至合同审查部门。

(二)提升合同管理工作的质量。企业应当结合自身实际,形成统一完善的合同管理体系,有效提升合同管理工作的质量。一是指定人员统一负责合同管理工作,充分发挥其在合同初审、送审、档案管理、合同履行跟踪等工作中的协调作用。合同送审前,要对合同文本进行初审,确保文字表述无误,权利义务关系明确;合同履行期间,要保持实时跟踪,发现情势变更,督促相关人员及时签订补充协议;档案管理过程中,要对合同档案实行专夹保管,按月登记合同管理台账,跟踪记录合同履行情况。二是注意规范合同管理交接工作。业务具体经办人员及合同管理人员岗位轮换,要通过书面形式将涉及合同相关事项交接清楚,保证合同管理流程完整性,避免人员流动造成的管理空白。三是充分利用外聘法律顾问资源。合同拟定完成后,应首先征求外聘法律顾问意见,以提高送审合同质量,缩短审查时间,最大限度规避合同风险。

(三)提高合同管理人员的素质。合同管理人员业务素质的高低,直接影响合同管理水平。合同管理部门应当有意识地培养复合型金融法律人才,通过岗位培训、定期业务交流、外送学习等方式,保证合同管理人员及时更新金融、法律等专业知识,掌握签约流程和技巧,不断增强依法履职的意识和能力。

(四)完善合同风险管理机制。合同风险是目前企业法律风险暴露的主要领域。为有效排除风险,合同管理部门应当定期开展合同管理风险排查工作。合同风险排查应当从以下几个方面入手。一是排查是否指定人员统一负责合同管理工作。二是梳理正在履行的合同,排查是不是已建立健全合同管理台账。三是排查合同签约前是否提交合同审查,是否充分落实合同审查意见。四是逐条排查合同文本内容,检查合同文本存在的法律风险和漏洞。五是分析合同实际履行是否存在违约风险,包括合同相对方是否可能违约,以及己方是否可能因违约被对方追偿等事项。

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