在企业管理过程中，项目范围的变更是不可随意进行的，这就需要制定一个准则，用于区分每个范围变更究竟是强制性的，还是非强制性的，从而尽量避免非强制性的范围变更。下面，小邦就带大家了解一下如何控制项目范围的变更。
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1.项目变更管理的基本程序
项目发生变更并不可怕，可怕的是面对变更时不知怎么做。因此，在处理变更时，我们最好仔细思考一下，为什么要进行变更?变更是不是必要的?它会带来哪些影响?需要承担多大的风险?当然，除了思考这些问题，我们更应该知道当变更发生时该怎么做，简单地说，变更管理的程序包括以下几个步骤。
（1）了解变更的原因及意向
弄清楚变更的原因及变更是什么，提出变更意向。这一步也就是定义问题，只有正确地定义了变更的问题，项目才能顺利地得到解决;相反，如果不能正确地定义问题，就很可能会用正确的方法去解决错误的问题。
（2）评价变更产生的影响
这里是指变更对项目某方面的影响以及对整个项目的综合影响。比如，对于某一个进度变更，首先要评价它对项目总工期的影响，然后要评价它对项目成本、质量、范围、团队士气等方面的综合影响。
（3）设计备选方案
变更的方法不是唯一的，我们需要的是最优的方案，所以设计时多一些备选方案更有利于选择。比如，进度变更可以采用诸如削减工作、赶工期，或快速跟进等方法。
（4）提出申请
按规定的格式和内容要求，提出书面的变更申请。在变更请求中必须写清楚变更的是什么、为什么要进行变更、变更可能产生的后果、变更的备选方案。变更请求必须提交给项目经理或其授权代表。
（5）征求意见
项目变更的请求需要征求高级管理人员、项目发起人和其他项目干系人的意见。
（6）变更审批
审批有三种结果∶批准、否决或悬置，对悬置的变更请求，往往需要变更申请者补充资料。
在事先编制的变更管理程序中，应该规定谁有权审批变更。
比如对项目章程的变更，只有项目章程的签发者才有权力审批，而项目经理只能提出建议;对会导致项目范围、时间、成本和质量目标变化的较大变更，只有变更控制委员会才有权审批。
项目经理需要对此类变更编写分析报告，报给变更控制委员会，以便变更控制委员会据此做出审批决定。对于不会改变项目目标的任何变更，项目经理都有权审批。
（7）变更落实
项目变更审批通过后，就需要把经批准的变更纳入项目计划，并付诸执行，追踪执行情况。
（8）效果评估
在变更的执行过程中和执行完毕后，应及时评估变更是否达到了预期的效果。
一般来说，项目的变更基本遵循以上的程序，但在实际工作中，也会有所变动，出现交叉和循环的情况。比如，评价变更影响与设计备选方案之间，通常存在着交叉和循环关系。所以，在进行具体的项目变更程序时需要根据具体的项目做出相应的调整。
2.减少项目变更的方法
前面，我们讲了变更会给项目带来重大的影响，一方面我们极力避免发生变更，另一方面尽量在项目变更发生前做好准备。其实，最好的办法莫过于掌握减少项目变更的方法，具体可以归纳为以下几点。
（1）清晰的项目定义
在项目计划期间花费越多的精力来明确项目目标和成功标准，并获得相关项目干系人的一致认同，项目中收到变更请求的可能性就越少。
（2）跟踪需求
要控制项目范围，没有比将工作说明书同原始需求放在一起参看更为有效的了。通过追踪和找出从原始业务目标到详细设计说明书之间的对应关系，可以在变更刚提出时就识别出目标范围的扩大，如果建议的功能与更高一级的规格说明无直接联系，这就应该是一个潜在的范围变更。
（3）正式签收
正式签收是变更控制管理的一个重要方面，尤其是那些以客户和厂商为导向的项目，对可交付物的审查和验收做正式的记录，有助于使各方期望保持一致，还能最大限度地减少潜在的纠纷。
（4）项目干系人全力投入
尽管正式签收是促使项目干系人更投入地参与项目的主要原动力，然而要想对付计划外的范围扩展，最好的办法还是依靠专业的、知识丰富的、全力投入项目的项目干系人的努力。一个愿意通力协作完成任务的团队，在不那么正式的项目管理环境中，可以更高效地完成手边的工作。
（5）项目方法必须正确
这一技巧更多是关于风险管理的，不过，变更控制和风险管理是密切关联的，因为项目变更发生的概率较大，最好在规划项目的时候就考虑并计划未来的范围扩展。对所有项目而言，强调项目定义和计划、安排较短的时间段、进行试验验证、分阶段安施、在各阶段结束后决定继续还是终止都有助于减少项目的变更。
（6）使用WBS（工作分解结构）来说明影响
这个方法也许并不能阻止变更申请的提交，但是却有助于某一事项列为变更事项，并且有助于沟通所提出的变更会带来的影响，通过回顾详细的WBS，你可以指出所提议的变更产生的工作是从未考虑过的，以及增加这些变更功能会影响到其他哪些工作项目。
（7）推迟至下一阶段实施
这个方法不一定适用于所有项目，但是如果使用的话，可以减少对项目成功因素的影响。如果变更请求合理，但对项目最初的发布来说又不是绝对关键的，可以引导变更控制委员会将变更请求推迟至将来的项目或下一阶段项目。
（8）跟踪假设和限制
毫无疑问，这也是风险计划中的一部分，但是也应时刻警觉，密切关注项目假设和限制的变化，如果这些方面出现变更，项目肯定会受到影响。
文／BangSaen
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