第一条 为加强和规范公司会议管理，减少会议费用支出的随意性、降低会议费用，特制定本办法。
第二条 本办法所指会议费用，指公司各部门因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。
第三条 职责划分
（一）行政职能管理部门负责审核会议申请，并统一安排各类会议。
（二）财务部负责对会议费用情况进行全程监督、检查。
（三）各职能部门负责拟订会议申请。
第四条 会议费用控制管理遵循原则
（一）统筹规划，预算控制。各部门应根据会议计划编制会议费用预算，纳入费用总预算统筹规划，对会议开支实行年度和单项预算管理。
（二）分类管理，明确标准。各部门应按性质和重要程度对会议进行分类管理，通过明确各类会议的天数、人数、费用标准，管理和控制会议支出。
（三）严格审批，据实列支。各部门应严格执行会议审批制度，按规定流程审核审批会议支出，据实列支。
第五条 会议费用预算
（一）会议费用严格实行预算管理。各部门组织召开的各类会议，均需向行政职能管理部门报送会议预算，报财务部审核。
（二）在已经确定的经费预算内，财务部要从严掌握会议费开支标准，认真审核各部门会议费预算。
（三）会议费用应本着节约的原则使用，不得超支。
第六条 会议费用申请
（一）各部门每月需按年度会议计划安排，按有关预算管理的要求向行政职能管理部门报送会议预算计划，行政职能管理部门汇总月度会议计划。
（二）各部门在会议召开前要填写“会议审批单”，并由行政职能管理部门负责审批。
（三）预算范围内的会议费用，应当由承办部门进行统一管理、控制使用，不得超支。
（四）确因特殊情况需要召开的临时会议（包括承办上级会议），需报主管副总审查，经总经理审批后方可召开，并报行政职能管理部门备案，否则财务部不予付款或报销。
第七条 会议费用报销流程
（1）预算内费用报销流程。各部门相关人员在会议结束后，须如实填写“费用报销单”，核对报销凭证和金额无误并经本部门经理审核签字后，交财务部报销。
（2）预算外费用报销流程。各部门相关人员在会议结束后，须如实填写“费用报销单”，并注明原因，核对报销凭证和金额无误并经部门经理审核后，由主管该部门的副总经理审批，交财务部报销，并报行政职能管理部门备案。
第八条 会议就餐限额管理
会议就餐原则上按照《招待费管理暂行细则》制定的相应标准执行。
第九条 会议费用报销注意事项
（1）各部门会议费实行一会一报销，报销时需提供会议预算、发票等相关证明文件。
（2）会议报销应及时，原则上在会议结束后七天之内办理完毕。
（3）报销费用时，需严格遵循公司费用报销程序，统一报销。
第十条 会议费列支科目规定：
（一）董事会、股东会列管理费用董事会（股东会）相应明细科目中支出；
（二）企业年会列管理费用股东会相应明细科目中支出；
（三）经理办公例会原则上确有支出产生的，列管理费用相应明细科目中支出；
（四）商务会议确实支出的，列入销售费用相应明细科目或项目中支出。
第十一条 本办法由行政职能管理部门负责编制、修订与解释。
第十二条 本办法经经理办公会审议批准后，自发布之日起实施。
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