Microsoft Planner 是一款简单易用的任务管理工具，相信你已经完全掌握了怎样创建和跟踪计划这样的基本功能。
在本文中，我们将从实际使用中总结的一些经验出发，给出一些更符合现实应用场景的使用技巧，希望可以帮助你进一步提高任务管理效率。
先有团队还是先有计划
当你接手一项业务或项目并打算使用 Planner 来将其编制成一份可执行的计划时，首先要问自己一个问题：这个计划有对口的团队来执行吗？
如果答案是肯定的，那么，在创建这个计划的同时，一定要记得将此计划“添加到现有的 Microsoft 365 组”，以便将其关联到正确的 Teams 团队。
那么，这样做有什么好处呢？
一方面，这个 Teams 团队的成员将自动成为这个计划的成员，你不必再逐个添加计划成员；另一方面，这个计划将自动关联到这个 Teams 团队，方便你将它作为频道选项卡添加到该团队。
相反，如果你在创建 Planner 计划时没有将其分配到某个现有的 Teams 团队，而是打算先创建计划、再另行组建团队，那么，在这种情况下，Planner 将会专门为这个计划创建一个 Microsoft 365 组。稍后，你完全可以基于这个 Microsoft 365 组创建一个 Teams 团队。
实现任务的结构化管理
Planner 计划提供了一种叫做“存储桶”的任务容器，它的作用是按照阶段、工序、职能或者你认为有意义的其他任何标准来拆解计划和组织任务，以此来为 Planner 计划赋予一种立体化的“物理”结构。
另外，如果你要从另一种不同的视角来观察计划及其中的任务，还可以使用“标签”功能来建立一种“逻辑”结构。
实际上，除了标签之外，Planner 还提供了以分配对象、进度、截止日期或优先级作为分组依据的逻辑结构。
任务模板加速任务创建
如果你打算将若干个类似的任务序列归入一个 Planner 计划，同时，每当向此计划中添加一个新的任务序列时，都为其创建一个存储桶，那么，你就可以将最先创建好的那个存储桶作为任务模板。
此后，每当需要添加类似的任务序列时，都可以将这个作为模板的存储桶中的任务有选择地复制到新的存储桶，被复制的任务将会携带预先设置好的任务属性。这样，就省去了反复创建相同任务的麻烦。
附件的大用途不容小视
Planner 允许你为任务添加附件，例如有关当前任务的执行规范、参考指南或相关素材等，这些都是确保任务顺利完成的配套保障措施，所以，如果有的话，应该尽量提供。
你可以添加多种来源的附件，包括上传本地计算机上的文件、添加来自团队的文档或提供一个指向在线资源的 URL 链接。
将任务添加到 Outlook
每天可能都有很多工作等着你去完成，要想记住每一件事并不容易。最明智的做法是让 Outlook 替你记住这些要做的工作，并适时提醒你。
Planner 允许计划成员将各自的任务导入到他们自己的 Outlook 日历，以便统一管理未完成的任务及其提醒。
让团队计划归集到团队
Teams 团队为统一访问和管理团队内容、对话和应用提供了一站式空间，最理想的状况是，有关团队的一切都归集到 Teams 团队之中。这样，团队成员就不必在不同的应用上下文之间来回切换了。
如果有一个 Planner 计划已被分配给了你所属的团队，那么，你就可以将其作为选项卡添加到该团队中的相关频道，以便所有团队成员可以直接从 Teams 团队中访问这个计划。
自动完成例行任务管理
如果你是 Planner 计划的所有者，你可能很想随时掌握计划的执行情况，例如哪些任务已完成、哪些任务即将到期、哪些任务进度滞后等。虽然你可以转到 Planner 计划中进行查看和跟踪，但是，有没有一种更自动化的途径来掌握这些关键信息呢？
当然有！Power Automate 专门为 Planner 提供了很多连接器和流模板，你可以对诸多 Planner 操作实现自动化。只需转到 Power Automate 主页，并在“模板”中搜索你的需求，就可以很快找到适用的流模板。
基于现有计划创建计划
由于你在公司业务运营中扮演的角色是相对固定的，因此，你经手的业务或项目也几乎都应该是类似的。虽然你已经很熟悉怎样为这类业务或项目创建一份团队工作计划，但是，每次都要从头开始创建，确实费时费力。
Planner 允许你基于现有的计划来创建新的计划，同时，又能避免将原始计划中的专属信息带到新计划之中。因此，你可以针对自己负责的业务或项目种类创建一个具有通用价值的计划，并在此后，基于这个计划来创建新计划，从而最大限度避免重复录入信息的麻烦。
总而言之，Planner 的设计理念是让你能够以简单形象的方式组织团队工作。希望上述的 Planner 高效任务管理技巧可以帮助你成为一名出色团队工作规划者！
看完有什么想法快来评论区一起交流吧，原创不易，不要忘记点赞呦！
本文由 BTIC Services 原创发布，可在微信公众号：生产力工坊 查看更多内容。
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。