IT项目沟通管理(it项目沟通管理与演讲技巧)

项目沟通贯穿于项目全生命周期管理中,项目中许多问题的发生都是由沟通不当、理解误差等沟通问题造成的,项目经理工作的大部分时间都在沟通中进行,如何协调项目组及相关方并做好高效的沟通是项目管理的关键。

一、 沟通前自我提问

在沟通之前我们首先要明确几个问题:

1. Who:沟通对象是谁?在项目中处于什么角色?沟通是否存在多人?

2. Why:为什么要沟通?

3. What:沟通什么内容?如何描述为对方易懂的语言?

4. When:什么时间沟通?频次如何?

5. How:通过什么方式沟通?多人沟通形式?如果分批沟通,顺序是什么?(关注每个沟通对象的角度与优先级,是否存在关联性,进行合理规划)

以上问题自己先有所了解,如果是与领导沟通,需要尽可能想清楚可能会被反问到的问题,想好不同的回复。

二、 沟通对象

项目过程中可能涉及的沟通对象包括团队成员(及各自直属领导)、项目相关方、跨部门合作团队、外部团队等。

三、 沟通内容

沟通内容包括项目方案、进度、问题跟踪、风险、范围变更、决策支持、阶段动员、日常工作沟通等。

四、 沟通方式

1. 交互式沟通:会议、电话、即时通信

2. 推式沟通:邮件等(注意发送对象、抄送方、邮件主题、内容层次感、署名、文字较多时圈重点、必要时附带附件说明)

3. 拉式沟通:在线培训

五、 项目沟通方式之会议

1. 阶段会议

对项目里程碑进行阶段总结,包括项目进度、主要问题、潜在风险、后续安排等

2. 月度会议

对每月项目实施情况进行总结,包括月度计划完成情况、已解决或尚未解决的问题、汇报当前工作状况及计划、文档资料的完成情况、安排下月的工作计划

3. 周例会

对每周或双周计划完成情况进行总结,主要包括安排工作计划、分配任务、回顾进度、明确任务

4. 专题会议

特指专为解决某一问题或方案而设的会议,需要有具体的主体,目标明确。会议切忌注意控制人数,过程中避免跑题,有人主导明确沟通主题,如部分沟通属于其中1-2人私下可以沟通解决,不要再会议上讨论过多耽误大家时间。

六、 其他沟通技巧

1. 需求沟通:需求沟通时注意与用户互动,当用户讲完需求时,可以总结下你对方需求的理解,并与对方确认理解是否正确,确保信息沟通的有效及准确性

2. 方案沟通:沟通前自己提前规划不同场景下的方案,将方案形成完善的系统框架。必要时可提前发给对方相关文档及材料进行确认,真正沟通时可快速进入主题,避免过多主观阐述。

3. 日常沟通:认可他人观点,不急于反驳,语气友好,在对方观点基础上提出建议(如对方蛮不讲理适当强势,看人说话)

七、 沟通的目标

沟通的目标是为了让合适的人在合适的时间,通过合适的方式,获得正确的信息,以推进项目顺利进行。

以上方法不仅适用于项目管理的沟通,同样适用于工作中的任何沟通。

本文作者:AustinStar 来源:知乎专栏

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