第一章 总 则
为了正确、规范地使用视频会议系统, 提高会议举办的效率及质量 , 保证视频会议能够长期有效地进行, 特制定本规定。
第二章 设备管理
一、视频会议系统主要由摄像头、 话筒、 会议专用电脑、图像显示设备、音箱设备等构成。
二、视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。
三、严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。
四、视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用时，不得随意更改。
五、视频会议系统设备由办公室指定专人进行保管和维护；运营部指定专人提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。
六、各部门使用视频会议系统设备前，必须至办公室办理登记手续， 在使用期间， 要妥善保管好设备， 会议结束后，及时将设备交还办公室。
第三章 会议管理
一、视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实施。
二、各中支、各支公司如使用视频会议，需由本单位视频会议申请人提前两天在综合管理部进行申请，紧急会议需提前一天进行申请，综合管理部确认公司会议室可以使用后，将通知具体可用会议室。
三、会议预定好以后，主办部门要通过邮件及时通知参会人员会议的时间和议题。
四、视频会议应在会议室召开，如遇特殊情况，应保证开会办公室环境良好、无噪音。
五、 与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行 视频和音频的效果 调试，确保视频会议的正常使用， 如发现问题， 要及时向本单位信息技术人员反映 ，排除故障。调试完毕的单位，必须将麦克调至关闭状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。
六、所有参会人员必须提前 5 分钟到达会场，保持会议严肃性，严禁迟到、早退现象。
七、视频会议进行过程中， 各参会单位应保持会场安静，会议中如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。
第四章 其 他
一、视频会议设备放臵环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。
二、会议结束后要及时将各项设备电源关闭。若由于不当操作损坏设备的，按照维修价格进行赔偿。
三、遗失或因工作不慎导致设备损毁的按照设备的残值进行赔偿。
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