软件之于人类,最大的特点就是快,不仅仅是在运行上,在预知问题(其实就是数据分析)上,也是人类不可及的。但即便如此,仍有一些念旧之人,对项目管理软件不感冒,觉得自己能解决的事情,没有必要交给软件,一是怕不靠谱,二是不想改变,因为要学习操作。说到底,还是没有了解使用项目管理软件的意义给闹的,今天我们就来说一说这些意义:
【1】简化项目流程
逻辑能力再强的人,面对足够大的事情时,也会晕头转向。更何况在大规模的项目上呢,之前是没有更好的办法,只能靠人海战术,无形之中增大了人工成本,最后问题还不一定能解决。所以第三方工具诞生了,即项目管理软件,它不仅可以简化项目流程,还能协助人类梳理流程,越复杂的项目,越能体现它这方面的优势。所以才有更多的项目负责人对项目管理软件趋之若鹜,你再抵触,最后就会成为效率最慢的人,你说它对你有没有意义呢?
【2】提升沟通效率
项目中的沟通有很多对项目进展不利的情况,比如你不得不有额外的付出,才能跟某个人产生有效沟通,再比如因为脾气的对冲,导致的沟通不顺畅等。这就是人与人之间潜藏的危机,沟通很难达到纯粹的沟通,自然就影响了正常工作的进行。用软件的话,就可以避免这种情况,提升沟通效率。因为所有的一切都是模板化的,不管何时何地,都能通过软件进行沟通。这得给项目节省多大的时间和沟通成本呀,意义是不是非凡呢,较之以往?
【3】便于细节控制
多少问题的发生,不都是源于细节的控制不给力吗,或者根本就没有注意到这个细节呢?再认真的工作,总免不了出错,这是任何人都无法避免的问题。所以借助软件,要比单独的依靠人更为容易的控制细节。因为软件不会投机,只要按照固定的运行模式,就会呈现该有的结果。与此同时也节省了人的时间和精力,项目中不必要发生的错误,也大大减少。除非你不知道软件有这样的作用,你不用它还情有可原,现在知道了,你还固执吗?
【4】改善办公环境
人多的时候,就容易混乱,如交头接耳,意见纷争等。所以,当没有使用项目管理软件前,项目中最经常见的就是人与人的矛盾,也正是这些矛盾,才导致了项目中乱七八糟问题的发生。说项目管理软件可以改善办公环境,是因为它的存在可以减少人与人之间的猜疑和冲突。人与人没有了争吵,项目中的矛盾自然也就减少了,那么办公环境也就改善了。工作效率,就会比之前高于许多,这样一款软件,哪个项目经理会不想拥有呢?
【5】确保项目质量
项目的质量,是由人来控制的,但人容易犯经验主义和情感主义错误,所以项目的质量会大打折扣。并不是说负责人喜欢这样,只是强调人有时候并不能控制好自己,会导致对其它事物的失控,这样才会出现你越想控制好,就越什么都控制不住的挣扎。如果使用软件,就不一样了。因为它是被按照一定的模型开发好的工具,只要操作不出问题,它永远都不会犯经验和情感主义错误。这也是项目人选择借助软件的重要原因之一,这下你明白了吧?
项目管理软件对你的意义,并非只是拿来解决一些问题那么简单。通过对它的了解和使用,能看到它对于你的意义,会让它的功能在你所需的范围内光彩大放。不仅使用软件是这样,我们做其它事情,要想把事情做的漂亮一些,也是同样的道理,先明白其中的意义,然后再去做,你会做的更加自如,更容易让自己触碰到成功,这是事成之后最大的意义。
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