信息技术在行政事业单位内部控制建设的过程中扮演着非常重要的角色。
在采访中记者了解到，青岛市妇女儿童医院在内部控制体系建设的过程中，高度重视信息化建设，并取得了一定的成效。
实现完整有效管控
据介绍，按照财政部、省、市财政部门及卫生健康部门对行政事业单位内控体系建设要求，青岛市妇女儿童医院依据《行政事业单位内部控制规范》构建了较为完整的内部控制体系。
该套内部控制体系除涵盖了预算控制、收支控制、采购控制、合同控制、资产控制和基本建设项目控制等6大业务领域外，还以此为基础，将单位层面的决策管理融合到内控体系建设中去，形成了一套完整的内控管理体系，风险防控管理水平领先。
2017年下半年，青岛市妇女儿童医院出台了《青岛市妇女儿童医院内部控制规范实施方案》，成立了内控体系建设工作领导小组，由医院主要领导任组长，领导班子成员任副组长，各科室负责人任成员，并专门下发文件明确责任分工。
随后，在全面排查清理，了解内控现状的基础上，按照单位层面制度、业务层面制度、财务管理制度、上级文件和其他内部管理制度等5个模块，该院梳理了现有的适用于内控体系建设的各项规章制度。并且，该院重新梳理了单位预算、收支、政府采购、资产管理、建设项目和合同管理等六大业务现有流程，同时对单位决策层面的办公、人事、信息、医务、总务、考核相关管理也做了系统梳理。
在此基础上，该院明确了各项业务的目标、范围、内容和风险点，形成新的业务流程图，明确业务流程中的岗位设置情况、岗位职责范围和标准。
“业务流程是内控建设的核心。”青岛市妇女儿童医院院长助理、财务部主任刘倩表示，“按照业务实现的时间顺序和逻辑顺序，将各业务的决策机制、执行机制和监督机制融入到每个业务环节，细化各环节的部门和岗位设置，明确其职责范围和分工。”
业务流程梳理的工作完成后，青岛市妇女儿童医院进一步对医院内外部风险进行了分析，包括制度风险、政策风险、经济环境风险和业务风险等。最终，根据重构的业务流程、风险应对方法和相关意见建议，该院完善了各项内部控制制度，内控体系搭建初告完成。
以信息系统固化内控成果
对梳理出的内控流程、岗位职责、内控制度、风险点在信息系统上固化，能够使单位内部控制体系化、常态化，真正把内控建设成果落到实处。
据刘倩介绍，该院与软件企业定制开发了符合自身实际的内控权力运行监控系统。该系统以预算为主线、资金管控为核心，将预算管理与流程控制融为一体，并同时把办公管理、“三重一大”等权力运行事项融合在一起，实现了系统配置便捷、数字签名和流程跟踪等功能，成为实施内部控制及权力运行监督的有力工具。
“信息系统实现了主要业务及流程的全覆盖。”刘倩告诉记者，“比如以会议费报销流程为例，原来的事前审批、事后报销、公示等业务流程都是彼此割裂的，通过信息系统，每项会议费从申请到公示成为一个完整流程，方便查询和监督。同时，由于经过内控流程的梳理和完善，增加了部分控制环节，看似降低了工作效率，但实施内控权力运行监控系统后，各岗位职责与业务流程固化到信息系统，实行网上流转，极大提升了办公效率和审批效率。”
此外，青岛市妇女儿童医院的信息化系统还设置了二次审批自动通过功能，使审批事项从“日常”向“例外”转变。记者在该院信息系统的界面上看到，如果会议费在预算控制数内，在事前审批时，系统就可以自动进行校验。在报销环节，只要在预算数内，就不需要进行二次审批而自动通过。
信息系统与预算管理对接
记者了解到，信息系统与预算管理工作的对接，有效降低了青岛市妇女儿童医院的费用支出。
例如，在购置各类耗材采购申请时，如果没有与预算相对接，可能存在超预算或者预算外执行的情况。目前，通过将预算嵌入信息系统，医院能实时了解预算的执行情况，有效杜绝了超预算或者预算外审批现象的发生。
再例如，新品种卫生耗材经过简单临时性采购审批就可以采购，在信息系统实施后，该院通过耗材目录准入管理和抢救物资紧急采购管理，杜绝了临床科室以抢救的名义随意增加卫生耗材品种，降低了廉政风险，规范了医院采购行为提高了单位资金使用效益。
刘倩告诉记者，内控体系建成以前，该院业务流程存在责任人漏签或者跨流程签字的现象，特别是存在单据在流转中丢失，部分审批手续是后来补签，有时领导出差，单据长时间无法签字；通过信息系统的程序化，屏蔽了遗漏审批、跨流程审批和人为干预问题，也使得领导随时可利用自己空闲时间通过移动办公系统进行审批，实现了内部控制常态化。
值得关注的是，该院的内控信息系统提供了不同模块、不同口径的分析报表和图表，满足了不同单位的个性化需求，提供了大数据分析，为决策提供了依据，提高了决策的效率和效果。
“建设信息化系统是内控有效实施的关键。”刘倩表示，“内控制度完善后，通过运行内部权力监控系统，把制度、流程嵌入到系统中，彻底解决了内控执行不到位的问题，使业务经办人员必须按照内控规范化流程去操作，真正实现了内控建设成果的落地。”
本文转自中国会计报，业天勤整理发布
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