管理制度及规范
第178篇
档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一章 档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二章 档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三章第二条。
三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》。
第三章 机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：
二、划分标准：
绝密档案包括：
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在200万元以上的重大合同。
机密档案包括：
1、财务资料；
2、公司重要会议纪要；
3、公司经营情况；
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；
5、技术资料；
6、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括：
1、重要项目资料；
2、项目合同协议。
第四章 档案装订
一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
第五章 保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：
一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后不长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。
第六章 保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。
第七章 档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》。
七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。
第八章 档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须经部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个小时。
七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。
第九章 档案销毁
一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。
五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。
第十章 其他
一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
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