项目日报也需要优化？从细节着手提升项目管理能力（项目日报的作用）

出品 | 项目经理世界（ID:IPMP_WORLD）全文1622字

忙了一天，老张只有等到快下班的时候才打开电脑收一下项目上的邮件，望着密密麻麻的新邮件，老张眼前一黑，看来今天又要加班了。

老张把这些邮件整理了一下，发现其中60%左右都是各个子业务模块的日报，包括项目勘测、审批进度、权限审批、流程变更、进度汇报等多个部分，而且日报形式不够统一，难以在短时间内查找到相关的信息。

在项目逐步推进的过程汇总，该问题逐渐凸显，因此项目组常常变更对应的日报形式，结果客户又需要重新去适应新模板报告的形式，导致客户的满意度不高，甚至引起部分客户的投诉。

项目日报也需要优化？从细节着手提升项目管理能力（项目日报的作用）

面对这种情况，项目组迫切需要优化和改进现有的日报模板，在项目初期就尽可能多的考虑各种特殊情况，给出一份客户认可、操作性强、便于管理的高效率报告。

老张把和日报相关的问题整理了一下，主要有以下几个问题：

每日日报数量较多，模块之间关联性不强，当需要查找对应的其他信息的时候，需要逐个打开其他日报查阅相关状态，难以操作；
日报形式多种多样，形式不一，不同负责人制作的日报形式差别较大，不方便他人阅读；
部分负责人在发送日报时偶尔误将错误的版本发送出来，对下游人员造成误解，容易造成错误发生；
部分日报内容的状态较多，需要统计的信息量较大，占用较多的时间和精力进行管理；
部分信息归类不明，在进行统计时无法对其进行合并，对后续流程产生影响。

项目日报也需要优化？从细节着手提升项目管理能力（项目日报的作用）

看起来不起眼的日报居然还有这么多的问题，已经大大影响了项目组成员的日常工作效率。老张和各个日报的发起人进行沟通，提供了如下的解决方案：

1. 简化日报数量，将可以合并的日报进行合并，由统一接口人进行发送，其他人员只需要将各自负责的部分发送给统一接口人，例如可以把每日勘测站点日报和审批进度放在一起，这样通过合并的方式可以清晰明了的展示项目的进展，便于客户和项目组成员阅读。

2. 对于状态较多，类别较多的日报报表，可以采用共识的形式来实现，例如报表按照各个业务负责人来筛选，同时每个设备站点都具有不同的状态，这些信息都需要进行大量的筛选和计算，如果手动进行会占用大量的时间。然而当我们运用公式实现的时候，就可以非常迅速的得到我们想要的统计的数据结果，简单快捷，极大的节省了日报负责人的统计时间和精力。

3. 除去数据的形式，我们还可以采用柱形图表对每日日报进行更形象的描述，通过图表方式我们不仅可以看到每个状态的信息数量，还能非常直观的从图中得到我们想要的数据信息，包括已经完成的设备安装站点比例和需要下一步推动的信息。此外，使用图表的形式客户的认可度较高，而且美观整洁，便于阅读。

4. 合理设置分组，隐藏掉只对日报负责人有用而不需要其他人关注的内容，这些内容往往是作为基础信息，为提供后续站点相关状态提供条件的，当我们以日报的形式发送出来的时候，需要把这些无关的信息隐藏掉，而在可以实施的方法中，分组是最简单的一种。在涉及到该类问题的时候，可以采用这种分组的方式来管理相关列，这样既方便又可以大大加快速度，有利于日报的管理和优化。

5. 合理设置状态信息，我们知道在项目组进行交付过程中，需要每一个设备站点的信息都有相关进度信息，包括是否进行勘测、是否有审批报告、是否报告审批通过、是否有对应的合同内容、是否收到客户下发的PO等等，这些状态都需要我们对其进行记录和管理，如果状态太多，就无法实现归类和统一管理，因此在对设备站点进行记录的时候，务必要有统一的标准，分类进行表述，保证日报的可读性和易用性。

项目组日报时通告项目组进展的重要文件之一，日报形式的好坏直接关系到项目组成员能否正确把握项目总体进度，及时地推动各个环节顺利交付，保障项目按期完成。

例如，在项目初期阶段就应该设置一个合理模板，尽可能多的将各种情况考虑在内，以保障日报形式的统一，避免反反复复多次修改。其次还需要考虑项目各个模块的合并与统一，去掉繁琐冗余和相关度不高的部分，以简化日报的日常处理工作，对项目顺利交付都有较大的好处。