掌握优化流程的四种方法,提高流程的运转效率(掌握优化流程的四种方法,提高流程的运转效率)

掌握优化流程的四种方法,提高流程的运转效率(掌握优化流程的四种方法,提高流程的运转效率)

流程建立之后,需要根据实际情况不断进行优化,才能使流程更加符合业务发展需要,更加科学、高效、有序。

一般来说,优化流程可以从清除、简化、整合、自动化四个方面进行考虑。

掌握优化流程的四种方法,提高流程的运转效率(掌握优化流程的四种方法,提高流程的运转效率)

一、清除

清除,就是对流程中的每一个环节进行评估,对每一项活动进行评价,确保每项业务实现最大化增值,尽可能减少无效的或不增值的活动。

各项流程之间要尽可能实现单点接触,避免多头管理,减少多头对接,保证流程的顺畅,提高内外部顾客的满意度。

清除可以从改变多点接触、避免重复环节、缩短等待时间、减少不必要的步骤等方面入手,不断清除冗余流程,实现高效运作,高水平运转,降低沟通成本,减少等待时间。

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二、简化

流程要做到简单、规范和明确。一般来说,每个流程都有一个从简单到复杂,再到简单的过程。

刚开始建立流程时,由于我们对业务流程不太熟悉,有些流程可能制定得比较简单。在执行过程中,会出现这样或那样的问题。

为解决这些问题,我们会对流程进行不断丰富,增加一些必要的环节。但随着业务流程不断成熟,特别是随着内外部环境和形势发生变化,我们要对所有过于复杂的流程进行简化,包括形式上的、程序上的、沟通渠道上的简化。

通常,对一些正常业务,要做到变“复杂”为“简单”;对于一些例外事件,要做到变“灰色”为“规范”。在流程执行方面,要变“模糊”为“明确”。明确各个活动负责部门和岗位人员的职责和权限,同时要对流程执行过程进行必要的监督和监控,保证流程的贯彻与执行。

通过简化,使职责更加明确,程序更加规范,流程更加清晰,沟通更加顺畅。简化的过程是一个不断提高、不断升华的过程。

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三、整合

整合是从工作的角度出发,同步开展多项活动,打破部门间的界限,增加互相沟通的机会,减少多次监督和审核。

对现有流程进行整合,建立相互协调的协作沟通机制,减少部门壁垒,消除沟通障碍,实现多头联动,有助于提高工作效率,减少管理成本,增加经济和社会效益。

对流程的整合可以从工作活动、部门(团队)、顾客、供应商等几方面优化进行考虑。

对工作活动进行整合,可以有效减少活动的数量、频率、幅度、范围,使活动更加高效,更加灵活,更加符合工作实际。

对部门团队进行整合,有助于发挥团队的协作能力,减少内耗,缩短信息沟通的渠道和时间,提高工作和办事效率。

对顾客进行整合,可以提高服务质量和服务水平,剔除不能满足需要和无法有效沟通的顾客。

对供应商进行整合,可以减少供应商数量,提高供应商的供货效率,供货质量,保证供货合格率。

通过整合,将业务的审核与决策点定位于业务流程与执行,而不是职能部门,缩短信息沟通的渠道和时间,从而提高对客户和市场的反应速度。

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四、自动化

所谓自动化,就是要加快信息化建设,搭建信息化平台,引入“共享信息库”“逻辑管理库”,以“信息单点输入,共享使用”为原则,进行流程之间的关联,努力消除“信息孤岛”现象。

自动化的步骤可分为:数据采集、数据传送、数据分析三个步骤。

通过实现自动化,增加信息共享内容,扩大信息共享范围,缩短信息共享延时,减少信息共享障碍,全面提高信息共享的质量和水平。

实现自动化、信息化、智能化,是管理的必然趋势,也是流程管理的必然选择。实现信息共享,减少中间环节,提高运行效率是流程管理的必由之路。

搭建流程是流程管理的主要阶段,而对流程进行持续优化,让流程符合不断变化的市场和需求,则是流程管理的重要内容。

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