企业会议管理规范（企业会议管理规范制度）

第一章 总 则

第一条 为规范公司会议管理工作，改进工作作风，减少会议，缩短会议时间，提高公司会议效率与质量，特制定本规范。

第二条 本规范适用于公司及其各部门、分支机构召开的各类日常会议。

第三条 企业会议的准备、安排与召开由总裁（总经理，下同）办公室负责，未设置总裁办公室的由分管行政职能工作的管理部门负责。

第二章 会议分类

第四条 企业会议按级别分类

（一）一类会议：股东大会、企业年会、公司员工大会

（二）二类会议：董事会、季度总裁办公会

（三）三类会议：月份总裁（经理）办公会、季度业务分析会

（四）四类会议：总裁碰头会、业务协调会、专业会议、公司周会

（五）五类会议：一级部门工作会议及晨会

（六）六类会议：二级部门工作会议及晨会

第五条 按会议性质分类

（一）例会。如晨例会（简称晨会，下同）、周例会、月例会；

（二）专业会议。如项目协调会、业务分析会、项目推进会、座谈会、洽谈会。

第三章 会议准备

第六条 为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会管理，原则上要按照例行规定的时间表、地点、内容组织召开。

第七条 会议按召开时间分为定期会议（又称例会，下同）和不定期会议两类。

（一）定期召开的例会，除正常的会议议题外，如有增加专项议题和临时出席人员，会议负责人需要在会前明确。

（二）不定期召开的会议，应在会前明确会议的议题、议程：

1、会议名称、主旨、目标；

2、会议议题；

3、会议时间、地点；

4、会议议程；

5、会议形式

6、会议主持人、列席人员名单；

7、会议财务预算；

8、接待工作说明；

9、当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案；

10、会议工作进度。

第八条 会议通知。

例会原则上仅电话或微信通知，不发正式通知。不定期召开的会议通知注意事项：

（一）通知内容包括参加人员、会期、开始日期、时间、地点、会议形式、需准备的事项及会议要求；

（二）通知内容文字清楚、明白，力求不产生误解、岐义，全面、周到，确保没有漏项，用电话通知时，应该以微信、电子邮件的形式发送通知文稿（统一以PDF格式）。

（三）通知可以电话通知的格式，一、二类会议应该以公司公文的形式发布通知。

（四）对于无记名参加人员，要将其范围、对象、职务通知清楚。

（五）重要会议提前通知后，要跟踪准备情况，保证工会时各方面准备到位。

（六）通知关键或具有决定性作用的参会人员时，要面对面或电话反复核实准备情况和进展，征求其对会议准备和开展的意见。

第九条 会场准备。

会议组织人员需在总裁办公室的配合下及时准备会议场所、会议文件或资料，并做好会场布置、设备调试等工作。股东大会、董事会会场准备由董事会办公室牵头，总裁办公室具体组织。

第十条 与会人员准备工作。

与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言发点、提案纲要等，配合主持人，使会议收到预期效果。

第十一条 会议议程安排。议程由会议组织部门拟定，主要包括会议内容、讨论事项、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言有员及其发言内容、其他要求等。

会议提案应于会前确认，并通知与会人员。临时提案最迟会前两天确认。

紧急事项可以采取视频会议的形式组织。

第十二条 会议变更。已列入计划的会议如需更改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，会议组织部门需提前2天发出通知。

第四章 议程管理

第十三条 签到。与会人员在会议工作人员准备好的签到表上签署自己的姓名；对于涉及会议，签到表上要有与会人员的姓名、职务、所代表单位或部门等内容。

例会原则上不签到。

第十四条 会场服务。

（一）引导入座。如无桌签的标识姓名牌的，会议工作人员应引导入座。

（二）分发会议文件、材料。重要会议需发至个人或主要负责人手里，可事先领取签收，也可于会场中领取签收。非绝密资料，可发PDF电子版文件。

（三）维护会场秩序。

（四）对会议中一般需要物品应做好余量准备，以应付个别需求。

第五章 例会管理

第十五条 总裁办公会。

总裁办公会是审议公司经营管理中重大事项的会议形式。

（一）会议主持：通常由总裁主持，设立执行总裁的，由执行总裁主持，设常务副总裁的，由常务副总裁主持。

（二）出席对象：通常有总裁、副总裁、高级管理人员及相关部门负责人，原则上董事长应出席会议。监事必要时应列席会议，其他列席人员由总裁根据会议需要确定。

（三）会议时间：总裁办公例会，每月末或月初举行一次，季度总裁办公会可推迟到中、下旬。

第十六条 总裁交班会（又称公司周会）。

总裁交班会是总结、研究、布置公司日常工作的会议形式。

（一）会议主持：通常由总裁主持，设立执行总裁的，由执行总裁主持，设常务副总裁的，由常务副总裁主持。

（二）出席对象：通常有总裁、副总裁、高级管理人员及相关部门负责人，如部门负责人无法出席，应指定代理出席人员，其他列席人员由会议主持人根据会议需要确定。

（三）会议时间：总裁交接班会通常每周一次，原则上为每周一上午9：00。总裁交班会每周一上午（如遇法定节假日顺延至次日）召开。

第十七条 公司晨会。

公司晨会主要解决部门之间协调事项，前一天工作完成情况，存在问题，当天主要工作任务变化。

（一）会议主持：常务副总主持，或指定运营总监、财务总监主持。

（二）出席对象：通常有高级管理人员及相关部门负责人，如部门负责人无法出席，应指定代理出席人员，其他列席人员由会议主持人根据会议需要确定。

（三）会议时间：工作日每天上午9：00，特殊情况另行通知。

第十八条 项目会议是职能部门针对某一项目的关键节点发起的跨部门协调、协作的专题会议形式。

（一）会议主持：项目会议通常由项目负责人报分管副总裁、总裁审批同意后发起。

（二）会议时间：项目会议根据实际需要随时召开。

（三）出席对象：由项目负责人请示分管副总确定时间后通知相关人员参会，无法参会的由其所在部门指定代理出席人员。

（四）项目会议的决议和成果应及时整理报送总裁传阅。

第十九条 年度（半年）工作总结大会是对公司年度（半年）工作进行总结，研究部署下一步工作，表彰优秀员工（部门）等的专题会议形式。

（一）会议主持：通常由总裁主持

（二）出席人员：公司全体员工，可适当邀请股东、监事参加。

（三）会议时间：每（半）年召开一次，根据公司具体情况确定召开时间，召开前由综合管理部制定具体方案并提前下发。

第二十条 部门周会（晨会）。

（一）会议主持：部门负责人，部门负责人因公外出时，指定专人负责。

（二）出席对象：周会主要由主管级以上人员参加，必要时可扩散到部门内全体人员。

（三）会议时间：工作日每周（天）早上9：00，公司晨会若安排在同一时间，则部门晨会原则上安排在公司晨会之后（前提，前一天的工作情况需在公司晨会掌握）。

第六章 会议组织

第二十一条 会议主持人和参会人员应分别做好准备工作，包括拟定会议通知、议程、提案、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。

第二十二条 会议应按规定时间召开，与会人员应准时参加会议。除特殊要求外，一般按照公司编制序列的顺序发言汇报。

第二十三条 会议记录应坚持“谁组织，谁负责”的原则。一般由综合管理部负责会议记录，其它会议由主持人在会前指定记录人员。

第二十四条 会议记录要求：

（一）做好会议的原始记录，必要时可用录音笔记录、整理《会议纪要》。

（二）对会议已议决事项，应在原始记录中用括号注明“议决”字样。

（三）会议原始记录应于会议当日，《会议纪要》最迟于次日呈报会议主持人审核签发。

第七章 纪要与决议

第二十五条 会议决议、会议纪要是企业常用的两类文书。

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

会议决议是股东会（股东大会、董事会）针对企业经营管理重大问题和重大事项所做出的决策。

第二十六条 会议决议是对股东会各项议案表决的情况，会议纪要是对整体会议的记录，会议决议更具有效力。

第八章 会议落实

第二十七条 会议决议落。

涉及参会人员和部门的要及时记录并遵照执行，涉及未参会人员和部门的由会议召集人及时通知有关人员和部门遵照执行，需要全员落实的各单位要及时传达到每个员工。

第二十八条 会议纪要落实。

原则上若涉及相关会议决定的，需要与会人员签名。会议决议必要时，可以公司的名义印发会议决议。

季度办公会工作安排，以工作计划安排的形式发布。

第二十九条 会议决议确定的负责人或部门是落实决议的主要责任人，须对决议落实全面跟踪问效。对于落实决议较好的或较差的，总裁或执行总裁可指示综合管理部进行记录，并在绩效考评时实施相应奖惩。

第三十条 会议内容涉及公司秘密或不宜对外传播的，所有与会者必须严守保密制度，不得外传泄。

第六章 附 则

第三十一条 本规范的制定、修改、解释由综合管理部负责。

第三十二条 本规范自发布之日起执行。