2019年8月，我参与了某市信息化项目管理平台项目的建设。由于本人具有较丰富的项目管理经验，因此有幸被指定为该项目的项目经理。该项目投资500万元，项目周期为1年，该项目实现了对全市信息化项目的项目申报、项目招标、项目实施、项目验收、项目成果等阶段的全过程管理，同时也实现了党政信息化建设的相关人员、资产管理、日常维护、事务处理等日常工作进行电子化管理，进一步推动了电子政务的发展。
该项目包含了项目管理子系统、资源管理子系统、事务管理子系统、运维管理子系统等4大子系统。由于该系统仅限于该市各政府机构使用，所以该系统整体基于B/S和C/S混合架构；服务器存放于该市政府中心机房，其他各政府机构采用VPN专网连接，该平台采用JAVA开发语言，服务器采用IBM power 720型，应用服务器操作系统采用Windows Server 2008，数据库采用Oracle 11g。在管理过程中还采用Rational Rose 2003进行UML建模，同时使用VS2010自带的团队管理器（TFS）作为项目配置管理工具。
该项目特点是结构复杂，规模大，项目干系人构成复杂。因此做好该项目的采购管理显得尤为重要。我根据公司已有的组织过程资产和项目要求，严格按照公司项目管理规定管控项目，和项目干系人充分沟通，团队成员密切协作，计划为纲，监控执行，动态调整，做好项目的采购过程，以下是我就采购过程的输入、输出，以及在项目实施过程中的关键管控逐一阐述。
一、 规划采购管理
凡事预则立，不预则废。有着多年项目经验的我深知计划的重要性，好的计划是项目成功的基础，特别是对于采购比较多的项目，规划采购管理尤为重要。在本项目规划采购管理的过程中，我们开展了充分的需求调研活动，深入了解客户的需求情况，并对需要采购的产品进行了认真的分析。客户的需求问题解决之后，项目团队对部分设备采用自制还是外购意见不统一，有人认为自制可以降低成本，而且可以积累生产经验；也有人认为外购可以降低风险，提高项目的成功率。针对这种情况，我们对自制或外购的利弊进行了认真分析，并进行了市场调研，请专家进行了判断。最后召开会议对大家的意见进行统一，考虑到项目时间紧、任务重，如果失败将造成严重影响，因此决定通过采购的方式进行。最后，我们根据项目管理计划、活动资源需求、干系人登记册、风险登记册等文件，通过查找公司的组织过程资产，组织编制了详细的采购管理计划，并形成了采购工作说明书。
二、 实施采购
由于该项目时间紧、任务重，经客户同意，某些硬件主要是通过公开招标的方式进行采购。首先我们通过招标网站登记了相关招标信息，发布了招标公告，确定自招标公告发布之日起二十日内为投标期。然后我们制定了评标标准，成立了评标委员会，评标委员会设置为5人组成，其中包括技术方面专家3名、经济方面专家1名、我公司管理人员1名。截止投标之日共收到6家供应商进行了投标，经过资格审核共有5家符合要求。开标时又有一家供应商想要投标，尽管这家供应商与我们之前有过合作，而且合作情况也很好，但是已经过了投标截止时间，仍然被我们拒绝了。开标后，评标委员会对5家符合要求的供应商分别进行了打分，根据打分结果，评标委员会推荐了A公司作为供应商。确定供应商后，我们尽快与之签订了采购合同。根据招标文件要求，为了确保采购合同顺利进行，我们要求供应商缴纳了履约保证金。
三、 控制采购
控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。在该过程中，我们根据采购文件和双方签订的采购合同等，及时检查与审计合同的执行情况，根据需要提供变更申请，为此我们专门制定了变更控制流程，成立了变更控制委员会。根据采购计划安排，我们安排专人及时跟踪采购合同的执行情况，每周召开一次例会，沟通交流采购设备的生产进度和质量情况，如果出现偏差，立即采取纠正措施，并严格按照变更控制流程执行。本着既要保证质量，又要尽量减少变更的原则，以确保不延误项目进度。但是在一次检查时，我们还是发现进度滞后，可能会影响项目的进度，我们立即督促卖方尽快采取措施赶上进度，卖方高度重视，用高效人员代替了原来的低效人员，很快赶上了进度。
四、 结束采购
我们根据项目管理计划和采购文件，我们组织相关干系人对采购的设备进行了验收。所采购的设备完全符合项目要求，顺利通过了验收，而且卖方提前交货，对我们项目的顺利进行起到了关键作用。验收结束后，我们立即向财务部门提出了支付合同尾款的申请，同时对采购过程的一些文档进行了整理汇总，总结了采购过程的经验和教训。最终通过我们计划周密的采购管理，既保证了项目进度和质量，又降低了项目风险。
经过我们团队的不懈努力，历时1年。本项目最终于2020年8月，通过了客户组织的验收，获得了客户的好评，赢得了该市主要领导的高度肯定。本项目的成功得益于我成功的项目采购管理，总结经验有以下两点：一是尽可能在项目早期就确定项目需要采购的内容，以便有足够的时间确定采购方式和选择合适的供应商；二是必须把采购供应商的管理当做整个项目管理的一部分。另外，在项目采购管理工作中还存在一些不足，对一些产生问题的原因分析不到位，导致在一定程度上影响了采购工作的实施进度。在后续的工作中，我将更加注重信息化建设项目管理知识的学习，理论与实践相结合，全面提升自己的业务水平和技术能力，全力为我国的信息化建设做出自己的一份贡献。
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