法务、制度管理、合规管理、内控管理乃至风险管理,对企业来讲,几大职能并不陌生。从这些职能产生、治理和实施的运作逻辑分析,具有天然的、紧密关系和联系。
01.企业现实中的几项职能分布
企业中,法务、制度管理、合规管理、内控管理和风险管理几大职能,要么集中于某一个部门,要么分散于多个部门,由部门下的二级业务管理机构具体承担,甚至某单项职能,由于管理与建设、监督与评价、实施与被评价的内涵不同,在很多企业中,还会分散由多个部门或机构具体承担或实施。
由于职能的分割,推动工作的先后顺序不同,不少人容易陷入单一职能项的认识,久而久之,几项工作各自呈现不同的产出形态和治理机制,隔离墙形成了。
隔离墙的存在,一方面导致工作策划与部署迭代、交叉、重复,缺乏有效的衔接,影响工作效率。另一方面,也会给下属单位、部门和岗位人员带来理解混乱,徒增无谓的工作负担问题。
现实中,不少企业受困于几项职能的割裂,受困于各系统框架下的不同参照标准或工作指引,甚至受困于多个管理者分管不同职能工作项的问题,虽然在交汇融合方面做了大量分析与研究,但往往停留于原理性框架,止步于具体职能的实施和运作。
出现几大职能割离的情形并不奇怪,这是职能管理或专业分工回避不了的问题。其次,能否实现衔接和集成,与牵头主管部门的思维定式、系统思维、统筹规划与协同能力的认知和理解有关,与企业是领导文化还是贡献文化,与各职能的分工管理方式息息相关。
几大职能是分散于不同的部门,还是归集于一个机构,没有好坏之分,与企业规模、层级、管理模式、管理幅宽、运营逻辑、内涵理解有关,这是组织设置与职能分配问题,因企而异。只要不出现小吃大、窄吃宽、先后逻辑矛盾的问题,无关紧要。譬如,把流程管理这一复杂的、长期的涉及运营管理重构的大型职能,纳入监督主导下的内控管理机构,恐怕也只能刷一刷职能的存在。
02.落实几项职能的思考
讨论这一问题非常困难,一是长期的专业思路喜欢本位思考,容易出现观点碰撞,这是面、线、点的关系;二是传统的职能管理模式、成型的工作方式与内容,不愿接受新的职能增量带来的对存量方式与内容的影响与变革。
无论如何,企业面临来自于外部的管控力度越来越大、越来越多是不争的事实。从合规管理角度认识,意味着企业需要承担更多的义务内控管理制度是什么意思,或者说需要把本就应该承担但尚未得到认知的义务识别全,让承担义务(无论内、外)的责任更加显性化、规范化。
落实一项职能,既要考虑职能实施前的方式与方法,也要站在执行客体的角度去衡量、路演执行的有效性与可行性。具有紧密关联性的多维、单项职能的分头实施,必将增加其它部门或下属单位岗位人员的压力和负担。
无论企业做法务、制度、合规、内控还是风险管理,对于不断演化、越来越贴近经营与管理前端的业务管理或业务岗位人员来讲,不会过多地思考、理解这些专业的理论和重要性,他们更需要的是“应该怎么做,才能满足要求”。
职能机构只有找到既能满足职能管理要求,又能下沉到与执行机构、岗位绩效关联的方法,找到岗位人员能够接受的工作方式和业务活动标准,与他们习以为常的工作和可理解的管控方法交融为一体,在不知不觉中发挥作用。这种模式,意味着越向基层下沉,专业化的色彩就会越弱化。
要做到这一点虽然有难度,但并非不可行,核心在于对多项工作的属性、内涵、本源、方式、作用的贯通认识,才能找到有效的方法和工具。
03.几种职能的逻辑关系分析
从几种职能分析,都属于以不同属性目标为导向的专业化职能管理性质,其中,我们把风险管理定义为识别与评估不确定事项的作业型业务活动,不纳入职能管理(定义,是为了区分全面风险管理职能与风险管理活动的不同),但在几项职能中,风险管理渗透其中。
职能型专业化管理有一个共同的特征,都会冠以职能领域的管理体系建设与运行。职能领域的管理体系是指“建立、优化、实施、监控、审计、评价”一系列管理活动的统称。在具体构建中,一般都会涉及:流程管理、组织与人力资源、绩效、信息化及组织文化几大要素。
(1)法务职能
通过对法务、制度、合规与内控的关系及业务逻辑关系的梳理与逻辑流程分析,可以看出法务工作的本源在于国家法律与法规,以及相关行政规章与政策等外规。行业内的行政规章与政策,则以对应的业务机构承担主要的认知、理解与践行责任。
企业中,无论是普法教育,对制度建设的法律义务符合性内控,还是对常态的合同法律义务与权益保护的内控,法务工作都是从防范法律风险的视角开展的业务活动。
外规体系非常庞大,企业、员工关心的是与切身利益关系紧密、影响重大、具有重复性影响的外规。常规情况下,企业会通过制度建设,设置流程控制点,以保证外规要求得到落实。
企业员工,首先是国家公民,既享有国家赋予的公民权利,也需要承担法律法规赋予的法律义务,企业不可能毋分多少、轻重地进行外规向内部制度的转化,而是由人力资源管理职能,通过建立员工行为规范、员工守则、纪律管理与罚则等方式,防范员工在企业外部的违法违规行为风险。
外规转内规,是一个通俗的说法,并不太严密。外规向内部制度转化,并非完全来源于当下的合规管理,企业合规管理体系的建立与加强,本质是在规范传统的外规转内规工作模式、内容方面发挥作用,让企业和员工更好地履行合规义务,防范违规风险。
(2)制度管理职能
企业制度的建立,从发起的动力和机理上只来源于1个方面,即规范企业运营秩序和员工行为,为企业的发展提供运营支持。作为市场经营体,企业自然要承担法律、规章和政策赋予的权利和义务。义务的存在,本身就是关系到企业健康发展的不确定因素,需要作为依据,纳入到企业的制度建设中。
现实中,企业的制度建设,既要考虑外规义务的要求,也要考虑企业的运营模式与秩序,制度建设的内涵是一个统筹逻辑布局、功能分解再布局、重要活动作业化的过程,通过制度的设计与制度的遵循,可以满足履行外规义务与企业运营的双向需求。
每个企业都有一个从小到大的成长和发展过程,最早的制度往往直击问题,问题必然是企业经常发生的重复性问题,这就是很多流程管理咨询者经常讲的一句话“制度因问题而生”,这句话有一定道理,但并不完全准确。
企业规模的壮大,越来越多的制度呈现点状、区块化分布形态。制度散乱,内容交叉、重叠甚至会出现相互抵触的问题,即使在当下很多企业中,也并不鲜见。高层管理者“有章不循”的训诫式讲话,在很多企业中长期延续。问题的根本是“制度管理”出现了问题,于是,制度管理职能产生了。
制度管理职能并非简单的建制度、发布制度、管制度,让制度得到执行那么单一,而是要通过制度体系的规划,反映企业运营架构、业务架构、业务目标、外规义务承载、运作程序、控制与活动标准,这才是制度管理的高阶价值所在。
制度架构方法的导入,并非仅仅为了把企业的制度通过分类、分层进行管理,根本的作用是将将分布于架构中的干、枝、节制度进行搭建,反映该领域的业务模式、运作逻辑与运作秩序,形成与该业务域运作相匹配的制度布局,为企业强化制度化管理提供支持。
制度管理通过设计制度架构,并按照架构进行细分,按照层级进行制度建设,本质与流程管理的思维一致,但受限于制度文本化表述的固有特点,制度管理者思维开放与实践经历等关系,很容易出现形大于质,甚至越做越倒退的问题。
当前,国资委多次提到:企业要加强基本制度建设。于是,很多人开始聊起了基本制度问题,这句话要从深层理解,而不能停留于对这句话的直观、简单认识。
基本制度是制度细化的根本,也是对企业部门、下属单位实施分权、授权的依据,合理的基本制度,可以与企业管理紧密结合起来,但绝不意味着企业基本制度越多越好。如果企业的各级管理者可以说出有多少制度,但却说不出有多少基本制度,意味着这个企业的制度管理处于混乱状态。做好基本制度的管理,是制度管理部门最核心的职责,而不是制度责任部门。
(3)合规管理职能
企业合规管理职能产生的背景,大家耳闻能详,不做过多的陈述。
从诸多合规管理文章中看,不少人给合规管理赋予了很多定义,也赐予了合规管理很多的工作方法,但到底好不好?是否合适,并没有什么具体参考标准。在笔者看来,合规管理的本质,是促进企业制度更趋规范、完整,更具可落地和可执行性的抓手,这是基于企业整体对合规管理定位的认识。
企业的进步、发展,构成了更为广阔的市场,经营范围、规模、企业运作环境的扩大、变化,意味着企业承担更多的义务,受到更多的来自于外部的控制(与内控的对应关系)。
企业通过合规管理,进一步梳理外部义务的目的,并不是通过合规管理可以绕开“制度建设”,更不是针对外规义务,通过模糊的“风险描述”、“风险后果”,更为原则的“风险应对措施”就能解决,合规管理是促进企业制度进一步走向完善的措施。这一点,从企业自身制度赋予各部门、岗位的合规义务角度,可以得到更好地理解。
制度是企业维持运营秩序、防范重复性风险的实践总结,当企业的制度管理得以规范和完善,处于制度最底层的“操作类制度”,已经转化为具体的作业文件,作业文件是比较刚性的规则,就好比企业产品生产过程中的“质量检验”,已经成为“应对产品质量风险”的具体控制措施。合规管理没必要再把“规范的操作规则”打乱,再形成对应风险的“散点式”措施,取决于企业制度管理的成熟度。
(4)内部控制职能
内部控制是一种管理职能,从企业拥有第一份制度开始,在制度范围内的控制就产生了。企业内控建设更不是“内部控制规范与18项指引”的翻版,何况18项指引只能说是“指引”,除一些类似会计法、企业法中明确的微观控制规则和要求外,很多具体条款并不能称其为可参照的“设计标准”。你见过万般一样的企业内控吗?感兴趣的朋友们,可以仔细研究品味一下指引,然后再形成结论。
内部控制是风险管理的支撑条件,控制、合规与效率,是天然的背反效应,必要的、不能缺失的控制,有利于企业提升运营效率,冗余、没有价值的控制内控管理制度是什么意思,是牺牲效率的最大症结。
内控建设的内容有两个,一是通过制度理解,让基于企业级、业务与职能管理级、运作级的各级控制显性化(一般到职能管理级就不再细分);二是通过流程梳理,淘汰、合并或减少毫无价值的控制。第二项内容比较困难,控制显性化,是企业内控建设的第一阶段内容。譬如,一个控制点的存在,有95%以上的控制结论都是“已阅”,这种控制除了浪费时间,无任何意义。
通过分析,可以得出结论:制度管理是贯穿并链接法务、合规管理、内控管理的纽带。
在很多企业中,经常纠结于制度建设与合规管理体系建设的关系,纠结于制度遵循与内控执行之间“孰为依据”的困惑。企业中,制度是唯一的“法”度,无论是合规管理,还是内控管理,可以作为制度的补充或直观反映方式,也可以作为支撑制度执行,从另一维度进行管理的表现形式,但永远不会替代制度的“法定”地位。双标的存在,只能带来混乱,主从关系不能混淆。
(5)加强制度管理可以取代合规管理与内控管理吗?
答案肯定是否定的。分析来源于一种假设,本文的假设建立在对外规义务的全面认知,并通过必要的转化融汇于企业制度,企业制度是合规管理、内控管理的本源。
现实中,外规转内规的转化是一个长期的持续过程,制度的遵循也是一个不断遵循、间或违规、违规须惩、持续改进的过程。用合规管理、内控建设,进一步提升制度建设的全面性、严密性和执行的有效性,是企业促进并实施制度管理不可缺失的保障措施和实现途径。
04.如何打通几项职能的隔离墙
原理好讲,问题很难解决,在企业中是司空见惯的现象,这就是笔者一直讲的,理论是依据,但实践绝不是理论的翻版。
几项职能的隔离,有诸多客观因素,并非几项职能所能解决。要解决隔离墙问题,只能找到合适的“方法与工具”。
方法,本文论述的是一个原理性框架,再细化就是方法。企业制度建设完成后,很多浮于表面而未被真实执行的原因,一是是制度往往落实在组织层,很难落实到岗位或角色;二是制度建设的本质质量问题。要解决这一问题,需要解决制度认领问题,畅通制度问题建议与问题解决反馈的通道。
制度认领,或制度条款的认领,与制度中经常出现的一句话“本制度适用于所有单位”,有着根本的不同。制度认领,本质就是义务的识别、认领与承担的过程,义务的承担,需要找到可以履行义务的规则和衡量标准,即防范义务风险的应对措施,这一过程,即合规管理的过程。
内部控制点的存在,本质是由常设组织、非机构型常设组织、项目型临时组织或不相容岗位承担。制度认领,同样意味着控制义务的承揽,在制度之外,对防范重复风险的控制内容识别、控制参照标准建立,是保障内控职责得以落地的过程措施。
工具,制度管理、合规管理、内控管理已历时多年,图形、列表画了不少,是否能够真正发挥实质作用,只有主管职能机构自己知道。
打通几项职能的隔离墙,并不是改变几项职能的物理分布状态,而是通过IT作为工具,用流程引擎打通几者之间的逻辑关系,在满足日常业务信息化管理的同时,运用规则引擎,让几大职能的治理机制不再成为空谈;运用“结构化、数字化”思维,形成各职能部署、执行与产出结果互相利用的模式;挖掘过程中形成的数据价值化,将流程执行中的典型活动、特征、属性进行数据治理与记录;通过数字模型设计运行,完成对常规工作的活动、进度、控制要求执行情况的动态监督;将内部监督问题与外部监督发现问题,通过IT进行管理,实现制度管理、合规管理、内控管理过程评价与结果评价的结合;以重要活动、时间为驱动,对工作进度、执行风险进行动态智能监控与预警;用过程、活动、时间为要素,通过与自己比、与所有单位比、与同级单位比的方式进行评价,取代传统的以报告写作质量、人员汇报好坏等感性化评价方法,用数据体现评价要素与结果对比的公正、透明。(本文完)
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