合同管理是企业签署合同必不可少的一个环节,如果合同管理不善也会成为引发纠纷的根源。目前大多数企业的合同管理仍是采用纸质合同方式,而随着数字化发展深入,电子合同越来越盛行,并且有效解决了纸质合同管理过程中带来的低效,风险大等问题。
企业如何做好合同管理,首先要了解纸质合同管理中存在哪些问题。
1、纸质合同的审批流程复杂,效率低
纸质合同的审批流程比较繁杂,从部门负责人、法务到管理层、财务等需要多层的审批,而且在审批管理过程中还会因不可控的因素导致审批时间延长,非常影响合同的签署效率。
2、纸质合同的管理工作量大
小企业还好,合同签署量小。但是像集团企业、一些大型的企业就比较的麻烦,日常需要签署大量的合同,涉及各个种类,管理人员需要根据合同类型对相应的纸质合同进行编号,分类甚至是归档,重复机械性的工作容易造成人为失误,并且带来损失。后续大量的合同查找起来也非常的不便。
3、纸质合同的管理成本高
管理大量的纸质合同需要专门的存储室,并且聘请专门的管理员进行合同管理,导致企业需要额外的支付一笔仓储以及人员的成本。
以上可以看出,纸质合同管理已经不适应现代企业的发展了,尤其是随着无纸化办公、远程协同的趋势发展,电子合同提供了更加便捷、高效、安全的管理方式。
1、电子合同提高了签署效率
电子合同的签署不受时间、地域的限制,只需要通过线上电子合同签署平台如签盾电子合同签署平台,可以随时随地进行在线签署,线上审批、线上授权用章,节省了不少时间成本,提高了合同的签署效率。
2、电子合同管理更加便捷
电子合同签署完成后,自动会保存在云端,企业可以随地在线归档、查阅或者下载,无需专门的仓储室及管理人员,同时也省去了合同管理手动分类、归档等重复机械的操作流程,让企业合同管理更加便捷,人员高效配置。
3、电子合同管理更加安全
相较于纸质合同管理过程中出现丢失、损毁等问题,电子合同管理是电子数据的管理,存储在线上,同时通过电子签名、数字证书、区块链、时间戳等技术手段对数据进行加密上链,保证了数据存储的安全,真实,减少合同纠纷。
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