如何设计出一款灵活的工单系统?(如何设计出一款灵活的工单系统软件)

围绕工单系统,本文将介绍它的价值、业务背景、用户场景、产品流程、产品设计,向大家分享如何设计一个灵活的工单系统。

如何设计出一款灵活的工单系统?(如何设计出一款灵活的工单系统软件)

Part1 核心价值

工单系统的核心价值是什么?

如何设计出一款灵活的工单系统?(如何设计出一款灵活的工单系统软件)

通过上图我们发现,当发现问题和解决问题不是同一人的时候,这里面就会涉及到信息传递的效率问题。

Part2 业务背景

如果你是发现问题的人,可以试着问自己以下几个问题:

  • 我应该如何描述我的问题?
  • 我的问题应该找谁处理?
  • 我希望这个问题尽快解决吗?

如果你是解决问题的人,可以试着问自己以下几个问题:

  • 这个问题的描述清晰吗?
  • 如果不清晰我该如何让这个问题变得清晰?
  • 我应该在什么时间前解决这个问题?
  • 这个问题我解决不了怎么办?
  • 现在有100个问题要解决,我应该先解决哪个?

等等。

可以看到,发现问题和解答问题之间有一个巨大的信息鸿沟需要解决。而解决的办法就是工单系统。

Part3 用户场景

我们首先梳理一下工单系统的典型用户:

  • 工单提交者简称Q:客服、消费者
  • 工单解决者简称S:运维、业务部门
  • 工单监控者简称M:客服管理者、业务管理者

再来看一下他们的用户故事:

  • 作为Q,我想要将消费者提出的问题记录下来,以便于查询或者转交给S解决
  • 作为Q,我想要知道问题应该找谁解决,以便于问题可以快速定位并解决
  • 作为Q, 我想要将问题转交给到相应的S,以便于S可以根据我记录的信息解决问题
  • 作为Q,我想要根据S的要求提供更多信息,以便于S解决问题
  • 作为S,我想要知道问题的详细信息包括问题描述、优先级、解决时间要求等结构化信息,以便于快速定位、解决问题
  • 作为S,我想要在缺少部分信息的情况下询问Q获得更全面的信息,以便于解决问题
  • 作为S,我想要在我解决不了这个问题的时候将问题交给其他S,以便于解决问题
  • 作为M,我想要知道整体的问题处理情况,以便于了解服务质量
  • 作为M,我想要知道Q和S的工作量情况,以便于及时发现工作量的问题并做调整

Part4 产品流程

根据以上用户故事,画出工单系统的核心流程:

如何设计出一款灵活的工单系统?(如何设计出一款灵活的工单系统软件)

Part5 产品设计

根据系统流程,我们可以总结出工单系统需要具有以下核心功能:

  • 工单类型
  • 表单模板

工单系统的高度灵活,也就是组成工单系统的功能模块的高度灵活,那上述核心模块如何做到高度灵活呢?

1. 工单类型

在设计工单类型的时候,我们可能会依据产品线、问题发生阶段、后果等维度来细分工单类型,为了实现高度灵活,我们就需要将工单类型的设置工作完全交给用户。

从数据存储的角度讲,每一个工单类型都是一条记录,在这条记录中,需要设计以下字段信息:

  • 名称
  • 层级
  • 父类型
  • 顺序

在表现形式上,可以使用多级菜单的模式:

如何设计出一款灵活的工单系统?(如何设计出一款灵活的工单系统软件)

需要注意的是层级、类型数量的边界设定,同时对于新增类型、层级内展示顺序、删除高层及类型的操作要想好产品逻辑。

2. 表单模板

工单表单是问题的结构化表达,我们在设计工单表单的时候应该尽量将问题的信息结构化,便于S获得全面信息及数据分析。而模板是为了应对不同的业务场景需要,不同的场景对应不同的模板。

为了达到结构化和高度灵活这两个目的,表单模板需要具有以下特性:

  • 模板与表单一一对应
  • 模板依据工单类型划分
  • 字段可以增减(必填字段除外)
  • 可以增加自定义字段
  • 字段顺序可以调整

表单模板原型图如下:

如何设计出一款灵活的工单系统?(如何设计出一款灵活的工单系统软件)

在设计模板字段的时候,我们可以默认添加工单中可能用到的字段,但为了覆盖尽可能多的场景,还需要设计添加自定义字段的功能,包括字段名称、字段类型等。

除了工单类型和表单模板,工单的流转、消息通知、回复、操作记录等并没有提及,我认为这些是标准功能,并无设计高度灵活的必要性,暂不列出。

Part6 总结

由于B端业务的多样性,我认为SaaS产品设计需要将灵活性放在足够重要的位置,因为灵活性决定场景覆盖范围。在产品设计时,产品经理应该根据现状和未来发展将需求、场景尽量抽象,设计出灵活的产品方案。

灵活性必然带来开发工作量的增加,二者如何取舍?我们可以聊一聊。

本文由 @万旗 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自 unsplash,基于CC0协议

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