设备台帐、设备帐册和设备档案是设备管理的基础，建立设备台帐和档案统称为设备建档。
一、建档设备的范围、编号、系统
1.建档设备的范围
单台设备价值在2000元以上的都要单独建档。价值低于2000元的设备，原则上不建档，归入一般固定资产登记范畴；有些设备虽然低于2000元，但却是关键设备或主要设备的主要辅助设备，或是批量较大、较重要的，也要归入建档设备范围。
2.设备的编号
为了便于设备的统计和管理，对建档范围内的所有设备都要编号，原则是一台设备一个编号，成套设备也应按功能尽可能的单机编号。编号确定后不再变动，所配备的电动机等附属设备，统一于主机编号；不再另外单独编号。编号按《设备统一分类及编号目录》进行编制。
机电设备分机械设备和动力设备两项，共10大类，每一大类又分为若干分类，每一分类又分为若干小组，并分别用数字代号表示；设备编号由类别号和三位顺序号两组数字组成，两组数字之间为一横线。
3.设备系统
为便于设备系统分类管理和统计，将物业所有设备依据其所服务的内容划分7大系统，其代号原则上取汉语拼音第一个字母，个别取英文的第一个字母，分别是：
F——配电系统；
D——电梯系统；
C——厨房系统；
X——消防系统；
T——工具设备系统；
J——给排水系统；
Q——其他设备系统；
二、设备台帐
设备档案管理方面的台帐主要由机电设备汇总表、设备卡及设备编号牌等构成。
1.机电设备汇总表
此表是物业机电设备分类统计台帐。
a.台帐编制
按《设备统一分类及编号目录》中分类号分类、分页顺序由大到小排列填写；
如：客梯DTK-001至DTK-003：P1
货梯DTH-001至DTH-002：P2
每一类别也按设备的顺序号大小，由小到大填写。
如：1号客梯DTK-001 第一行
2号客梯DTK-002 第二行
3号客梯DTK-003 第三行
b.表格填写
设备类别：设备类别就是《设备统一分类及编号目录》中十大类别，也就是设备编号第一个数字所代表的中文类别含义。
管理类别：按设备在实际使用中所起的作用及危险程度将所有设备分为A、B、C三类，实施分类管理；
关键设备（A）约占物业全部设备的5%~10%；
主要设备（B）约占全部设备的10%~20%；
一般设备（C）占全部设备的大多数。
关键设备（A）——该设备如不能正常运行，将影响整个物业的正常运行。例如：配电、电梯、供水。
主要设备（B）——该设备如不能正常运行，将影响关键设备或一个部门的正常运行。如：通讯、宽带、光纤等。
一般设备（C）——除以上提到的以外的设备。
对特种设备、压力容器和危险性较大的设备的管理级别不得低于B类。
设备名称：是该设备铭牌上写的名称。
制造单位：应填写到产品的产地，即厂名和所在地。
其他要求：应根据实际填写机电设备汇总表，编制相应目录，装订成册。
c.管理
对物业设备管理应每年对照帐面复核一次；设备的移动、报废、调拨都应在备注中注明。物业管理处应设立设备的总台帐，各使用部门可根据实际另做部门台帐。
2.设备卡
是该台设备的主要技术参数及运行维修记录卡，按一台设备一张卡的原则。凡是机电设备汇总表上的每台设备均要填写设备卡。
设备卡的填写：设备名称、类别、编号、管理类别。
配用电机：指该设备的主要电机。将辅助电机填入下面的“主要技术特征及附件”栏中。
主要技术特征及附件：是指该台设备的主要技术参数及主要附件。例如：水泵的扬程、转速、流量、效率、电梯的速度、层数等主要附件的参数。
检修记录：扼要记录设备在运行过程中大修，一、二级保养及事故处理情况。记录应由专人根据维修单和维修情况统一填写。
设备卡的右上角：按照设备所属的系统（即13大设备系统）编系统号。
设备卡按系统号，分系统编制造册存放，并在册外标志设备系统号（即10大系统代号）。每一系统中再分别按设备的类别和顺序号大小排列。
设备跨系统调动时，设备卡中的安装地点和右上角的系统号都要相应变更，此卡也应存放至调动后所属设备系统的设备卡册中。
3.设备登记卡，用于设备资料的记录，方便查阅、统计和管理。
a.编制
设备登记卡按照13大设备系统，分系统进行登记编制，编制造册和方式与设备卡相同。
b.填写
设备登记卡上的类别应填写设备类别，即设备统一分类及编号目录中的十大设备类别。
空格中用英文字母填写设备所属的8大系统号。
主项号栏用英文字母填写管理类别。
设备名称、设备编号填写同设备卡。
设备调动变更应重新填写设备登记卡，每年复核一次。
4.机电设备编号牌
根据物业统一格式印制编号牌，粘贴于每台设备的铭牌旁，上面刻该台设备的设备编号，设备管理类别，以便核对统计用。
5.设备资料档案
凡建档范围内的所有设备都必须具有技术资料档案。
a.设备资料包括：说明书，各种图纸，计算书，各类测试报告，合同副本，使用登记证，合格证，安装、竣工验收资料及批准文件等。
b.组卷和存放:设备资料原则采取按同型号设备分册编制组卷。对有些不便拆开的成套设备资料，可用复印件或在卷内备考表中注明原件在某某卷内。
组卷设备资料按8大系统归档，存放顺序同设备卡，并填写档案卷内目录、备考表，在案卷外标写档案号及在档案盒背脊上标写系统号。
c.档案号原则上与设备编号相同。但同型号规格设备组在同卷内，档案号只取其中一台设备的设备编号作档案号，同型号规格的其他设备的档案号也用该设备的档案号。
如：有三台同型号规格客梯，其设备编号分别为：
DTK-001档案号DTK-001
DTK-002档案号DTK-001
DTK-003档案号DTK-001
d.设备资料档案管理 :设备资料档案应有专人管理，负责资料的收集、整理、造册填写归档和管理。
物业设备的所有资料都是业主的财产，应及时移交设备档案管理人员，使用部门用复印件。个别设备的资料，如确实很多，复印不便时，可先由设备档案管理人员立卷归档，然后使用部门办理长期借阅手续，并妥善保管。有关资料应移交设备档案管理人员并由其整理归档，使用部门用复印件。
新建、改建项目竣工验收以后，有关图纸资料、审报批准文件、有关合同以及投入运行后的年检报告等，都应及时移交设备档案管理人员整理组卷、归档。
所有遗缺资料由原项目经办人员负责对外索取补充，设备管理或项目经办部门负责按档案管理要求将设备资料立卷。
三、设备帐册应按要求建立设备帐册，做到帐物相符，帐表相符
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