在日常办公中，面临堆积如山的合同档案，如何才能整理得清清楚楚，明明白白，最为关键之处在于，指望公司层面可以给你资金或者资源方面的支持，一般来讲很难。
纸质合同梳理
整理合同档案过程中要做的第一步是纸质合同的梳理工作，这一步也是最为耗费时间精力的。需要检查所有合同是否有丢失页？合同盖章以及骑缝章是否齐全？合同审批手续是否齐全？是否有补充协议等？。检查的过程也就是梳理过程，在此期间，需要将合同按照日常业务进行归集分类，推荐一个分类：材料类、工程类、行政类、服务类、安监类等。
分类完毕的合同，按照类别装入对应的文件册，一个类别一本，如果量比较大，可以使用加厚版文件册，一个年度为一册，后期查询起来也是非常的方便。
此外在梳理的过程中需要注意区分框架合同与非框架合同，以及框架合同每一次的执行手续，确保所有原始档案的完备性。
合同文件
电子化
其次，就是所有纸质合同档案的电子化。这是一个大活，不推荐使用平板扫描仪，因为效率比较低，推荐使用专业的连续扫描仪，提高日常工作效率，如果条件不允许，其实大多数市面常见的激光打印机都可以连续扫描。
推荐扫描为高清模式，存储为PDF格式，一份完整的合同存储为一个PDF文件。然后使用页面的OCR识别工具，将合同中的文本内容进行读取，最大的好处，一是后期查询条款内容方便，二是便于后期复制粘贴该PDF文件中的内容。至于PDF工具的选择，本文不便推荐，网上主流的软件比较多，大家可以自行选择使用。
市面常见一体机
命名规则
再次，就是文件命名的注意事项。推荐一个多年总结的规律，无保留分享，6级合同命名：类目-签署日期-合同概况-供应商-金额-合同编号。举一个范例：采购-20221020-某某物资-某某公司-某某金额-ABXX。
因为人的记忆力是有限的，一般来讲，一份合同的关键信息基本是以上了，提取作为文件名是最为合适不过了，有人讲名字太长了，实则不然，关键的字段信息越多，后期查询才越方便，前提是规则必须建立与统一。
合同台账
最后，就是合同台账的建立，这是最为关键的一个环节，实现合同从流程到纸质，从电子到数据库式的管理。合同台账建立是一项比较繁琐的工作，如果是市面常见的中小企业，大多数没有实现系统化管理，那么就需要依赖于Excel管理，已经实现系统化管理的企业不是本文讨论的范畴。
海量数据
其实无论是系统化管理还是表格化管理，前提是必须懂业务的大BOSS来主持该项工作，才能够站到最顶层思维去看待全盘，并有足够的权力可以实现业务流的衔接。简而言之，需要充分调研需求，确保所有核心字段都被纳入，再搭建初步的框架模板，再来衔接前文我们所说的电子化合同与合同台账的数据关联，最后确定相关编辑与查询权限。
如果在Excel中实现，看起来过程很漫长，其实对于有经验的职业经理人来讲都不在话下；而系统化最核心的本质就是Excel数据库 线上审批流及系统间勾稽三合一。对于中小企业，因为多数这个阶段的企业，不愿意在这些管理事务上去花钱，若能够实现合同台账Excel科学管理就已经是迈出了一大步，后期随着企业发展，因为之前已经打了好基础，实现系统化转型的成本将大大降低。
档案管理思路
本文以合同台账为例，其实对于中小企业的其他档案，亦是如此，关键在于我们给大家整理的思路：1、梳理原始档案，2、纸质档案电子化，3、电子档案库名称类别建立，4、档案台账建立健全，5、以上线下线上档案的动态管理，这是最为关键的。
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