内审干货——如何开展“合同管理”审计?细讲要点,一篇足矣(合同内审流程)

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ID:内审师修行与实战

审计范围

关于合同管理,涉及到方方面面,包括前期的招标、中间的执行、后期的结算。

但本次讲的审计要点,不牵涉到合同文本以外的东西。比如:招标程序、合同变更、合同付款,合同结算等程序的合规性和合理性等等。

那些东西,以后有机会再说,此次只讲成本类合同,也只讲:你坐在办公室里,看着一堆合同文本,就能出具一篇审计报告。

确实是有很多非常浅显的审计要点,但这些东西,对于内审新手来说,还是有一点儿用的。

仍旧准备以《易经》中的“象数理占”来分类审计要点:

1.象:格式条款方面

2.数:经济条款方面

3.理:合同管理体系

4.占:企业前景

内审干货——如何开展“合同管理”审计?细讲要点,一篇足矣(合同内审流程)

一、象:合同文本的缺陷

其实,根据合同的几大要素也可以整理出一些东西!但是,还是从小编实际业务中常发现的审计问题来说吧!

如果你们企业是大公司,且已经非常规范了,一切都模板化了,合同标准化程度非常高的话,这些低级错误就会很少,你可以跳过这一部分。

1.合同版本问题

同一类合同,有非常多的版本,有精细的,有粗糙的,标准化程度低;我们可以建议统一合同范本。

最好是,将同一类型的合同,列成一个表格,将不同条款对比。

一对比,你就会发现,很多合同版本中存在的问题和缺陷,可以提出一管理建议。

2.合同标题

这是个很扯淡和低趣的问题:虽然公司(尤其是地产集团,业务口多、合同模板多,经办部门也多)要求合同标题必须按格式设计,比如:必须包括工程项目和合同内容(XX项目智能化采购(或安装)合同)。

但在实际执行中,总会出现各种合同标题,比如:《采购合同》《施工合同》等等。

甚至有时候,标准与内容不相符。

3.合同编号

这个与合同标题问题一样,公司会天天强调按编号规则走,但是,总会有各类编号出现,尤其是不同部门、不同项目、不同公司发起的合同,各有各的规则。

最扯的是:就算有信息化系统,系统会默认一套编号规则,但就是不用,非得再弄一套编号规则。

4.合同主体及主体信息

(1)合同主体可以是公司,也可以是个人,但有些合同,偏就弄一个“部门”来当主体。比如:某某项目部,某某采购中心。

(2)很多业务都是公司与公司的交易,但实际签合同时,合同主体就变成了个人。

(3)合同主体是公司,但收款账号是个人。

(4)合同内应包括合同主体的重要信息,最关键的是收款方的银行卡号。

5.合同内容的完整性

中华人民共和国民法典》第四百七十条规定,合同的内容由当事人约定,一般包括下列条款:(一)当事人的姓名或者名称和住所;(二)标的;(三)数量;(四)质量;(五)价款或者报酬;(六)履行期限、地点和方式;(七)违约责任;(八)解决争议的方法

审计时要注意:这八项少哪一项都容易出问题,尤其是违约责任,一定要说清,不然最后麻烦很多。

6.指定现场代理人或合同执行负责人

很多合同中不会说这一项,但是为了更好地执行合同,合同双方必须约定好现场人员(姓名、联系方式),如有变更,及时通知对方。

这一项可以作为管理提升点来说。

7.签字盖章

合同主体是公司的,要有公章或合同专用章,重要合同要有法人章。不要以公司名义签订的合同,最终只有个人的签字,没有印章。

合同主体是个人的,要有的是个人签字按手印。

一定要齐全,少一样都当成管理缺陷。

还有,骑缝章一定要有!

8.《廉洁承诺书》

设置审计部门的公司,一般都会在招标文件或合同后面附《廉洁承诺书》,里面有投诉举报方式和渠道。

审合同时,我们要看是不是有此类附件,有没有对方盖章?

9.附合同签批流程

对于任何一个公司来说,签订合同都需要经过内部相关部门的签批,有手签的有电子签的。

合同原件中,尤其是合同执行部门和财务部门,一定在合同文本内附合同签批流程。

有很多公司可能不会这样要求,但是,我们可以提出来,因为这是合同是否经过内部授权的重要证明文件。

就像财务凭证一样,一笔费用支出的凭证里,只有发票和转账记录的话,虽然税局和逻辑没问题,但如果没有内部付款签批流程,仍旧是有缺陷的。

因为,你难以保证正在执行的合同是经过充分授权的。

其他:每项只说9条吧,九为阳极。当然还有其他问题,比如:合同台账管理等。

内审干货——如何开展“合同管理”审计?细讲要点,一篇足矣(合同内审流程)

二、数:合同内的经济条款问题

合同金额写错的这低级问题,好几年是没见过了,前些年是真的经常发生,本文就不多说此类错误了。

1.只有总价,没有单价

并不是所有的总价合同都必须有单价,但是大多合同是可以有单价的。

如果一个合同里有单价、有总价,那么,单价的效力往往会高于总价。

单价不仅仅是为了计算总价用的,他也是重要成本指标和最终结算标准。

2.合同暂估价

有很多合同,尤其是施工类的合同,很多是暂估价,据实结算。

但其中有一个问题。

你的暂估价是高了?还是低了?

如果你是采购方,肯定越低越好,因为进度款可以按暂估总价的比例支付。

3.合同价格的形成

正常来说,合同总价是由工程量和单价得出来的。

但你在审合同时会发现,同一类合同,却出现了不同的计价标准。

比如:粉刷,有的是按实际粉刷面积乘以单价得出,有的是以房屋建筑面积乘以单价得出来。成本指标没有可比性。

这时,我们可以对比分析成本指标(这就为什么我们审计一定要建立成本指标库的原因),可以知道哪类更合理,更节省成本,提出来就是审计成果。

4.付款进度

要求我们对业务要有一定的了解。

比如:你是按工程量进度支付,还是按形象进度支付?这时就需要权衡一下,付款节点是否会出现超支现象?

同一类型的合同,出现了不同的付款节点,这时我们可以对比一下,哪个更合理,也要建议做好标准化付款节点。

5.质保金

质量保证金,是在合同结算后,保留的一部分款项,用于质量保证。

1%、3%或者5%都很常见。

但一定要注明:结算时,收款方要开具全额发票,质保金虽然没付,但发票也开出来,这一条要在合同内约定,不然还是会扯皮。

也可以看下质保的期限合理不?比如工程类,主体2年,水电要5年,如果过短了肯定不合理,长了倒可以。

6.履约保证金

很多合同不约定履约保证金,我们应重视。

履约保证金一方面可以创造现金流,不要小看任何一笔钱,合同多了就多了。

另一方,也是检验供应商实力的手段,也是管理的重要工具,不干或干得不好就扣你履约保证金。

7.各类违约训款和奖励

也可以是“罚款”,比如:不及时到场,不听调动,不服务管理等等,要对现场工作进行处罚。

工期、质量、安全、手续办理等各方面要约定好违约责任。

奖励方面,虽然不算很重要,但还是可以有的,比如获得了文明工地,获得了鲁班将之类的,给予对方XX万的奖励。

提前完工的,给予XX奖励;

节省成本的,给予奖励等等。

我们还是得看这些奖励设置的合理性和可操作性。

8.税点

很多合同金额,不约定税点,只约定:总价包干,单价包干之类的。

合同内没有明说:是否是含税价?税点是多少?开专票还是开普票?这些都是问题。

还有,如果合同是含税总价,一旦遇到税点变动,这好处让给谁?一定要约定清楚,不然后期还会扯皮。

9.大小写

很多合同金额,只有小写,没有大写金额。可以当管理问题说一下。

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三、理:合同管理

1.合同档案管理

包括档案负责人、存档编号、合同归档的完整和及时性、合同借阅的手续和归还。

公司是集中档案还是分部门档案,或者是都有?

不细说了,和档案管理相重复。

2.原件管理

一般会在合同内约定:合同一式2份,一式5份,一式7份。

对于份数较少的合同,我们要查看合同使用部门,要看份数是否足够?

对于一份采购类合同来说,最少得一式4份吧,我方最少3份原件:财务1份、执行部门1份,归档1份。

但实际执行时,很多合同只有1份原件,其他部门的只有复印件。

这并不是说原件少了一定有很大风险,但是,真的对管理不利,也影响效率。

3.合同授权

不同的合同,有不同的审批流程,尤其是金额不等,业务不同,签批流程可能完全不一样。

这时,我们要根据公司《责权表》来查看合同签批的完整性。

也要重点看看:把一个大合同拆成多份小合同来走手续的情况,这些是为了规避某些高管审核的,有潜在的舞弊风险。

4.合同审核时间

这涉及到内部管理,某些人某些岗位,总会一直拖着不审批,造成业务延后。

这个需要查背后的问题。

5.合同范围

(1)同一公司,明明是同一项合同,合同范围却不同,但价格一样。

这中间肯定有猫腻,值得追溯采购流程查看。

(2)这一项就需要你足够专业了,要查看不同的合同之间,是否有合同范围重叠,也就是因合同边界不清晰造成了:多个合同内约定同一件事,多支付了成本。

(3)合同范围缺失,尤其是不同部门发起的合同,因为责权不清,某一项业务,你不负责我也不负责,在签订各自合同时,遗漏了某一项。

等执行时发现:谁都没做!严重影响效率。

6.合同经办人

不同的部门负责各自业务范围内的合同经办。

比如:

营销推广类合同,由营销部门负责采购和经办。

工程类合同,由招采部门经办。

但是,有时会出现:明明制度内规定应该由招采部门负责的合同,却由营销部门发起了。

如果没有特批手续的话,中间就有猫腻,就算没舞姿,也违反了制度。

7.合同双方的权责

合同内一般要约定各方的权利和义务。

这需要我们结合自己的专业水平,来分辨权责设计的合理性,需要我们对业务充分理解才行。

8.不可抗力

这一点很有必要,因为对“不可抗力”的理解,并不是那么一致和明确。

最明显的是:当下的疫情。

如果疫情影响了你的工期,怎么算责任?

虽然有时候管控了,其实是可以开工的。虽然有时候没管控,但是管控期间工人都走了,机器都停了,一时半会儿是开不了工的,工期怎么算?

9.合同变更

合同变更分几种:设计变更、签证、补充协议、各类函件。

只要有双方签字盖章,这些都可以作为正式的合同条款。

我们要查看这些变更是否经过授权?

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四、占:内控问题

这个,简单理解就是“算卦”的意思,但用在这里,就是用来推理背后规律和隐藏的问题。

作为审计人员,我们自己用就行,没必须当成审计结论说出来。

1.看强弱

如果一个公司,合同版本多种多样,低级错误频出,那么,这家公司绝对不是一家多大的公司,就算看似规模大,但内控一定很差。

2.看老板

如果老板从来不参与合同审批,那么这家老板就是甩手掌柜,合同成本肯定高,舞弊问题肯定多。

老板不参与重大业务,就标志着老板缺少了野心,公司的前景不会太好。

3.看企业

如果审批流程很慢,合同节点又全是大而化之的约定,合同违约条款很少甚至没有,这家公司很可能就是“僵尸型”企业。

一个行将就木的私企或是一些不以赢利为目的的组织。

4.看管理:如果合同内容天天变,同一类业务,同一类合同,每签订一次变一个范围,变一个合同版本,甚至签批人都是天天在变,那他的管理肯定是一团糟,要么是“人情企业”,要么是“杂牌军”。

5.看集权:根据合同签批流程,我们就可以看出这个企业的集权程度。

这个集权包括:集团公司的集权,比如:职能部门都在集团,都在老板手底下;

也包括:业务集权,比如采购业务,全部集中到招采管理中心,而不是分给各部门。

一个公司越集权,代表着这个公司效率高,但创新能力会受影响,员工的痛苦指数也高。

6.看规模

这个很好看,看合同额度就知道规模大小,看盖章公司、签批人的多样性也能知道。

但是,有时候看似规模很大,未必实力强。

7.看企业文化

如果在合同正常条款之外,又约定了一堆更为严格的“管理规定”,尤其是内容质量和效率的要求方面,让对方服从我方管理;

这说明他们对细节控制的要求高,整个公司的企业文化一定是追求细节的。

但是,如果管理规定中只有“不服从管理就罚款”,那就不是追求细节了,而是要求掌控力。

8.看舞弊

这一项,上文有提到,你看授权情况,看金额的合理性,看合同范围的畸形度,就可以看出背后有一定的舞弊风险。

这需要我们对权责熟悉,对业务了解,有职业敏感度,对审计师的个人素质要求较高。

9.看未来

整体来看,如果权责明确,合同规范、审批效率高,合同范围清晰且成本指标清晰,那么这就是一家成熟和稳定的企业。

如果,同一类型的合同运用多个版本,且多年都是如此,不用想,这家企业不会有未来。

如果,一家企业的合同权责一直在变,但越变越清晰,合同模板也是如此,而且合同金额越来越大,那它一定是一家快速发展的公司,未来会很好。

就说这么多吧,其实还有很多内容可讲,但是言不能尽,其他的诸君可自行思考。

请多关注哟!

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