印章管理是企业内控管理的重要内容,《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2 号——创业板上市公司规范运作》等规章指引均明确要求“公司应当建立健全印章管理制度,明确印章的保管职责和使用审批权限,并指定专人保管印章和登记使用情况。”
内控审计思路:查看印章刻制、销毁签呈,关注该销毁的印章是否全部销毁,比如企业名称变更前的印章是否销毁,因为变更名称前盖章的文件,企业仍负有相应的法律责任。刻制、销毁是否提报相关层级审批。印章的启用是否下发正式启用文件,或者印章是否备案,留有印模;查看用印台账,抽查用印申请签呈,关注用印申请是否审批至相关层级,用印台账是否登记完整;查看印章盘点记录,关注部门章是否纳入盘点,盘点部门及人员,是否存在盘亏盘盈等情况。
印章管理常见的内控问题:
1. 未制定印章管理相关的制度文件。
2. 未明确印章刻制的审批程序。
3. 印章的刻制未由印章的管理部门负责,而是由印章申请部门负责刻制,且未到印章管理部门备案。
4. 印章刻制后没有下发正式启用文件,未明确印章使用范围和使用时间。
5. 用印申请未经过相关层级审批。
6. 未启用印章使用登记台账,未完整记录用印事项及用印人。
7. 未设专人保管印章,未明确印章管理人的岗位职责。或者由对外负责销售或者采购的人员进行公章管理,导致对用章的正当性或合理性存在一定的监控空白。
8. 未定期盘点印章,印章丢失或被盗后无法及时发现,存在潜在的用印风险。
9. 不重视管理部门印章,部门印章管理不规范,未设定部门印章的使用范围和使用审批程序,及印章使用台账,造成部门印章管理的空白。
针对公司印章管理,提出以下几点管控建议:
(一) 制定印章相关管理制度,明确印章归口管理部门,明晰印章刻制、使用的业务流程,印章保管部门、人员,做到有规可依、有章可循。
(二) 明确印章管理岗位的岗位职责,加强风险防范的教育,提升印章管理专员对印章管理的重视程度。
(三) 印章的刻制申请由印章需求部门提出,填制印章刻制申请表,应经过法律部门、专业部门审查,报公司主要领导审批。经批准后,由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。
(四) 印章管理部门在印章交付使用前,应下发印章启用文件,明确印章使用范围和使用时间。
(五) 企业应当建立统一的印章使用台账。各部门申请用印应按印章管理制度履行相应的审批程序,并在印章使用台账完整登记用印内容、用印人等信息。企业印章管理人员应对用印文件认真审查,审核相关文件与申请用印内容是否一致,审核一致才可用印。对于用印较急,需先用印再走用印申请审批的,必须有主要领导的口头或书面应允。印章管理人员应对用印文件拍照留底,后续需关注用印申请签呈是否补充完整,并比照用印申请文件与盖章文件是否一致。
(六)严禁印章管理人员在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时,必须经总经理/董事长同意,而且公章使用人应在印章使用登记台账上写明文件份数,在文件内容实施后,应再次进行核准登记。对于不再使用预先盖章的空白文件、资料时,印章使用人应及时将其退回印章管理部门,办理登记手续。
(七)定期组织印章管理人员、法务人员、审计人员进行印章盘点,形成印章盘点报告。若发现印章遗失或有印章造假的情况,应及时报告。
(八)若印章发生毁损,需重新刻制,印章管理人员应将毁损印章收回留底。
(九)企业所属分公司或所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴全部印章及用印记录。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。
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