提到传统的采购合同管理，可能大家会想到在供应商选择完成后，草拟合同、审批、与供应商签订合同、合同变更，直到合同存档的过程。在给国内众多企业做采购咨询的时候发现，采购合同管理是个很低效的工作，大家认为签订采购合同心里没底，没有标准的合同模板，担心会不会有漏掉的条款，几乎每次寻源都要重新签订一堆合同。在签订以后，有时会出现并未按合同执行也未及时发现，另外合同存档后，去查找条款也相当费时费力。
那么，怎样才能做好采购合同管理呢，笔者认为要做好以下两件事情：
首先，做好采购合同管理的基础工作，只要是合同层级架构的设计工作，主线包括主合同、工作说明书（SOW）、参与协议、采购订单（PO）等，辅线由技术协议、保密协议、环保协议等等基础协议。把这些合同种类之间的关系理清楚了，并把相应的合同条款设计清楚，将合同文本进行标准化管理，什么时候该签订什么合同，该怎么签，就一目了然，心里也会比较有底气。
其次，具体到寻源项目签订采购合同时，将主要精力放在将合同执行工作线性化，并将关键合同条款电子化，以系统管理的方式进行合同管理工作，提升工作效率。
接下来，将把以上两件事情分别展开阐述一下。
首先是采购合同管理的基础部分，合同的层级从上之下主要分为主合同（MA，Master Agreement）、工作说明书(SOW,Statement of Work)、参与协议（ParticipateAgreement），订单（PO，Purchase Order），某些情况下，需要针对具体项目签订具体的协议，但基础仍然是以上几种协议。
1、主合同是与供应商签订的覆盖基本合作意向，双方的权利与义务，一些基本的法律条款，期限和终止条件等，不涉及具体的业务内容，但主合同的签订可以一劳永逸，不用再将类似条款一遍又一遍的与供应商签订，一般供应商准入后就可以签订主合同。
2、工作说明书的签订意味着买卖双方双方就具体的业务合作进入实质阶段，包括产品或服务的具体规格要求，交付要求，通用验收条件，采购方责任，供应商责任，付款条件，以及一些标准文件，保修条款等等。
3、参与协议指的是在某一地区签署的协议可在其他区域同时有效，这对全球采购寻源业务至关重要。由于各地的分公司是独立的法人主体，需要独立结算，因此，参与协议就具有非常重要的意义。
4、订单，是供应商开始提供产品和服务的开始，也是供应商开具发票的书面证明，同时也是采购方付款的条件之一。某些间接采购中，订单可以独立出具，并起到替代合同的作用。
以上几种合同组合有多种方式，有些情况需要全部签订，有些情况则可以按需要选择。
另外一些基础协议，如技术协议、保密协议等也是伴随着主合同的签订而签订的。这些基础打扎实以后，对后面的采购合同管理执行工作起到事半功倍的作用。
其次，讲到采购合同管理执行部分就比较顺理成章了，包括合同草拟、审批、签订、存档、变更/终止几个步骤。
1、合同草拟：通常以基础部分提到的标准合同模板及条款为基础，针对具体项目的要求，主要进行商务条款的修订，包括产品/服务具体需求、交付要求、验收标准，终止条件/日期等等，与需求方和供应商进行需求和条款确认。
2、合同审批：如果涉及到法律条款的变更，需要公司法务同事进行审批，再经过具有授权的相关管理层的审批。
3、合同签订：与供应商进行合同签订，双方签字盖章。
4、合同存档：将签订过的合同进行电子化存档。如果有相关采购管理SRM系统，则可以将关键条款电子化，如价格、付款条件、起止日期等，以方便后续的合规性检查。
5、合同变更/终止：一旦合同变更/终止条件被触发，则需要进行合同的变更及终止，经过相应的审批后，进行归档管理。
相信经过这些基础管理梳理后，采购合同管理会变得更加高效，并对业务运行及合规管理起到有效的支撑作用。
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