干货分享！北京某上市集团公司《合同管理制度》

北京***控股集团股份有限公司

《合同管理制度》

1.目的

为了加强合同管理，增强合同管理的可操作性，特制定本制度。

2.适用范围

凡以集团总部及集团旗下所有分、子公司的名义签署各类书面合同（劳动合同除外）的审批、签订、履行、存档、备案、纠纷处理及监督检查等，皆属本制度规范畴。

3.术语及释义

3.1 合同

指平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

3.2 标准合同

指为方便起草和洽谈合同，由合同管理部门组织集团相关部门及分、子公司起草审核并经集团审批确定的，发布在OA系统的各类合同示范文本。

3.3 非标准合同

标准合同文本以外的合同承办单位自行起草的一般合同文本。

3.4 合同承办单位

根据职能分工及集团授权文件等规定的职能或授权，具体承办合同的起草、洽谈、报审、履行、归档等工作的集团相关部门或集团分、子公司。

3.5 合同签字代表人

作为我方委托签约人，代表企业对外签约的具体人员：

（1）集团各分、子公司承办合同的签字代表人为单位负责人。

（2）集团各职能部门承办合同的签字代表人为部门负责人（含）以上人员。

（3）集团总裁特别交办的或指定的人员。

3.6 合同管理部门

集团总部指集团法律事务部；集团各分、子公司指该单位确定的承担合同管理职能的部门。

4.职责权限

4.1 集团合同管理部门

4.1.1 负责拟定或组织拟定合同管理的相关制度及流程。

4.1.2 负责组织建立、修订、维护、评审标准合同文本库。

4.1.3 参与所有合同的审核，负责所有合同审批的定稿。

4.1.4 负责合同检查、评估以及其它合同管理方面的工作。

4.1.5 负责提供合同签订、履行相关的法律咨询。

4.2 集团合同承办部门

负责职责或授权范围内合同的谈判、编制、报审、用印、归档以及合同的履行、实施、纠纷处理等工作。

4.3 集团财务管理部门

4.3.1 负责提出及审核合同中有关财税、保险、发票、支付方式等涉及本部门职能等的相关要求。

4.3.2 负责办理合同的具体收、付款业务。

4.3.3 负责从财务角度监督合同的履行情况。

4.4 集团人力资源部

4.4.1 负责合同文本的盖章、登记、备案及存档。对我方先盖章的，负责监督合同承办单位及时返还合同原件。

4.4.2 负责合同档案管理工作。

4.5 集团分、子公司

4.5.1 对以本单位名义签订的合同中有关合同具体履行期间、具体实施计划、时序、合同范围、人员及其他特殊要求等提出具体意见。

4.5.2 负责职责或授权范围内合同的谈判、编制、内部审批、集团报审、用印、归档，监督合同的履行、实施、纠纷处理等工作。

4.5.3 参与集团标准合同文本的起草、评审工作。

4.5.4 组织进行本单位内部合同检查、评审；参与集团合同管理部门组织的合同审查、评审、管理工作。

4.5.5 负责本单位合同台帐的登记和管理。

4.6 集团其他相关部门

指合同标的所涉及的除上述部门外的其他对应部门，如果合同的签订足以影响到本部门工作内容，相关部门应会签与本部门职责对应的合同内容。

4.7 集团部门责任高管

4.7.1 对所分管业务的合同及合同审批中的建议和意见进行审核、确认。

4.7.2 负责组织分管业务相关的重大合同的谈判、签订、纠纷处理等工作。

4.7.3 负责监督分管业务合同的履行。

4.8 集团分、子公司责任高管/集团责任高管

4.8.1 按照授权审核/批准合同。

4.8.2 组织重大合同的谈判、签订及解决纠纷等工作。

4.9 集团总裁

4.9.1 按照授权批准合同。

4.9.2 审批集团标准合同文本。

5.遵循的原则

5.1 合法性原则

所有合同必须全面符合有关法律法规及行业规定，使企业权益能够依法受到保护。

5.2 书面合同原则

除即时结清或者政府性收费、公用事业收费外，所有业务必须正式签署书面合同书以明确双方的权利、义务和责任，禁止口头承诺、私自交易。

5.3 标准合同优先使用原则

所涉业务所需合同文本凡属集团合同标准文本库已有文本的，应优先使用标准文本；如集团合同标准文本库无相同或类似文本的，方可选用国家相关合同示范文本或由合同承办单位自行起草合同文本。

5.4 事前签订原则

合同应在业务交易发生前签署，禁止未签署合同即先行交易、付款，物业类合同参照执行。

5.5 公开选择合同对方原则

委托服务和采购时，应按照集团招标采购管理相关规定选择合同合作方。

5.6 利益明晰原则

合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，杜绝模糊、歧义现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式。

5.7 依合同付款原则

除即时结清或者政府性收费、公用事业收费外，资金管理部门依据签署生效的合同办理付款。

6.工作流程

6.1 合同签约前置工作

6.1.1 确定合同标的

对于集团总部及各分、子公司正常经营管理中对外发生的交易或往来，合同承办单位根据其职责规定以及交易和往来的相关内容等洽谈、报批合同，其它单位或人员根据业务类型参与合同的草拟和洽谈。

集团总裁可以指派相关人员参与合同的草拟和洽谈；如发生正常经营管理之外的业务而需要对外签订合同的，合同承办单位应先就该事项是否可行进行审批，经批准后再洽谈、报批合同。

6.1.2 确定合同对方（合作方）

6.1.2.1 按照集团招标采购管理相关规定，通过招标、比价等方式确定合同合作方；未经过招标等采购程序的，按照集团相关规定履行审批手续；集团总裁直接指定、安排签约的除外。

6.1.2.2 签约前，合同承办单位应依据确定合同合作方的相关批件，认真调查合同对方的情况，包括但不限于以下内容：签约主体资格，经营状况，履约能力，资信记录，委托代理人资格等，并做出恰当的风险评估。应确保只与具有良好履约能力和商业信誉的单位签订合同，只签订与对方履约能力相符合的合同。

6.1.3 确定合同文本

6.1.3.1 标准合同：集团合同管理部门会同业务部门研究制定标准合同文本并推广使用。

6.1.3.2 非标准合同：所涉业务所需合同文本凡属集团合同标准文本库无相同或类似文本的，合同承办单位应自行起草合同文本并提前与法务部门、财务部门等相关部门沟通合同内容。

但经与行业垄断专营方、政府部门等合作方沟通，合作方不同意使用集团标准合同文本或标准合同文本相关附件，经办部门在报件时应予说明。

6.1.3.3 合同内容确定：合同承办单位应参照或依据相同或类似的标准合同，根据实际情况进行论证、修改使之符合工作需要；对其中的技术条款、质量条款、履行期限、合同标的价款、支付方式、违约责任等内容，合同承办单位在合同草拟和洽谈时应与相关部门充分及时沟通，以保证合同内容最大限度保障企业利益，并保证企业内部意见统一，提高工作效率。

6.2 合同审批

6.2.1 合同报审资料准备

合同承办单位在提报合同审批时，除提交拟签订的合同文本外，对于通过招标确定的合作单位，还应同时上报定标审批的相关材料（含招标文件、中标者投标文件、中标通知书等）及合作方信息（盖章营业执照复印件及国家企业信用信息公示系统查询情况等）。

对于未经过招标确定的合作单位，应附确定合作单位的前置审批、情况说明、合作方信息等相关文件，以便于相关人员综合评判。

6.2.2 合同审批

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6.2.3 合同用印及流转

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6.3 合同存档

6.3.1 合同资料的范围：办理完用印的所有合同文本及资料，包括但不限于合同书、协议、补充变更协议、备忘录、会议纪要、招标书、投标书、合同当事人之间履行合同的函件、传真、电子邮件等。

6.3.2 存档资料的内容（包括但不限于以下内容）：

（1）合同审批表

（2）合同资料

（3）领导批示文件

（4）对方资质文件

（5）招标、投标资料

（6）其他确认合作方及合同的相关资料。

6.3.3 合同存档应遵循专人负责、及时整理、分类、归档、保存，以便复查。合同承办人员除应在合同签订阶段按规定将合同档案分发给相关人员和存档外，还应妥善保管在合同履行中各方形成的申请、通知、函件、传真、电子邮件等书面文件，如涉及到变更合同权利义务，或提出新的主张或索赔等，应在发生的同时作为合同档案交档案主管存档（电子邮件应打印后存档）。除上述规定（6.3.1—6.3.3）外，本制度未做规定的，按集团《档案管理制度》办理。

6.3.4 合同履行完毕或因其它原因终止后(不考虑质保期)，合同承办单位应在20日内组织相关部门进行履约评价，作为供应商管理的组成部分，具体按集团供方管理的相关规定办理。

6.4 合同履行、变更和终止

6.4.1 合同签订后，合同承办单位视合同所涉及内容组织相关业务部门进行合同交底。

6.4.2 合同签订后，除经批准对原合同进行变更、补充或解除外，合同承办单位应要求合同对方按照合同约定及时、全面履行合同义务。

6.4.3 因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，合同承办单位应及时进行内部评估，认为确需变更原合同内容的，应说明合同变更理由、变更内容和对企业的影响，并提交变更协议、补充协议等资料，按照原合同审批流程进行报批，经批准后方能变更原合同。

6.4.4 合同履行过程中，如合同一方需将合同的全部或部分权利义务转让给第三方的，应当经合同对方同意。转让之前，合同承办单位应进行内部评估并对转让相关事宜做出妥善安排，然后按原合同审批流程报批。

6.4.5 合同各方经协商一致需要解除合同的，应签订“解除协议书”或“补充协议书”，对解除协议产生的相关问题进行明确约定，并按原合同审批流程报批。我方需要单方解除合同的，合同承办单位应先与法务部门沟通确认，说明解除合同的理由、相关安排，并按原合同审批流程批准后，合同主体向合同对方发出解除合同通知文件。

6.5 合同纠纷处理

6.5.1 在合同的签订、履行、变更、解除等环节与合同对方产生争议时，合同承办单位应首先根据合同签署所依据的各种文件、合同的相关约定，并充分考虑交易惯例、相关法律政策规定，在内部形成基本判断，并与法务部门、财务部门等相关部门负责人及部门责任高管沟通，尽量与争议对方以协商、调解的方式解决。协商或调解达成一致的，双方应依合同签订程序签署书面协议。

6.5.2 合同承办单位认为难以与争议对方协商解决，或合同对方的行为已严重侵害企业利益的，应出具初步解决方案，并附相关资料、依据等，按集团《法律纠纷处理流程》的有关规定办理。

6.5.3 合同承办单位在与合同对方协商争议解决办法或拟提交司法程序解决的，均应做好相关证据收集工作，包括但不限以下内容：合同及其附件、收付款明细、违约证据、争议焦点、往来函件及其它与合同履行有关的证据。

6.5.4 具体纠纷处理参照集团《法律纠纷处理流程》的有关规定。

6.6 合同检查监督：略

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7.附则

本制度由集团法律事务部负责解释，相关制度与本制度内容相冲突的，以本制度为准。

8.附件

8.1 《合同签订审批流程表》

8.2 《合同登记表》

8.3 《合同检查报告书》

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