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01 值班工作规范

02 出差工作规范

03 考勤工作规范

行政部

一、值班工作规范

1. 企业值班管理制度

××公司值班管理制度

第1章 总则

第1条 目的。

为了处理公司在节假日及工作时间外的一些事务，特制定本值班管理制度。

第2条 适用范围。

本制度适用于公司值班管理工作，值班时间、值班纪律、事件处理等事项均按照本制度规定执行。

第3条 值班人员职责。

1．值班人员要坚守岗位，不得擅自离岗。重要任务必须离开时，应找人替代，不得擅自脱岗、离岗。

2．要认真处理好当班事宜，并记好值班记录，妥善保管并处置好来文来电、重要来访。

3．要认真接好电话，并做好记录和办理工作。

4．保持好环境卫生，确保清洁。

5．办好领导临时交办的各项工作任务。

第4条 值班时间。

1．工作日值班。周一至周五每日下班时到次日上午上班时。

2．休息、休假日值班。实行轮班制，日班上午8：00至下午5：00；夜班下午5：00至次日上午8：00（可根据公司办公时间的调整而变更）。

第5条 各部门根据业务情况自行安排本部门员工值班，并于月底公布次月“值班表”。

第2章 值班纪律管理

第6条 值班人员应坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与工作无关的事情。

第7条 值班人员应主动打扫值班室，并自觉保持值班室的环境卫生。

第8条 值班人员应遵守公司规定，注意严格执行保密规定，禁止无关人员进入值班室。

第9条 任何值班人员不得使用值班室电话拨打或接听私人电话。

第10条 值班人员由于其它原因不能值班的，应先行请假或请其它人员代替并报领导批准。

第11条 每天下班前进行交接班。交接时要把当天未处理完的事项详细 记在值班日记上，并须向接班人交代清楚。

第3章 值班事项处理

第12条 接打电话注意事项。

1．值班人员在接听电话时要做到文明亲切，听话、说话准确，记录完后要认真核对，确认无误后再终止通话。

2．电话传达要做到内容清楚，范围准确。信息传递要准确无误，不能随意扩大或缩小传递的范围。

3．电话记录时要做到字迹工整，用词准确。

第13条 值班人员遇事可先行处理，事后再报告。如遇其职权范围外的事情，应立即通报并请示主管。

第14条 值班人员遇到重大、紧急事情时，应及时向上级业务指挥部门和公司领导汇报与请示，以便及时处理并在第一时间通知相关负责人。

第15条 值班人员应将值班时所处理的事项填写“报告表”，并于交班后送主管领导检查。

第16条 值班人员收到信件时应分别按下列方式处理。

1．属于职权范围内的，可即时处理。

2．非职权所及的，视其性质立即联系有关部门负责人处理。

3．对于密件或限时信件，应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。

第17条 值班日记要按要求写清值班时间、值班人员、事项内容等。

第4章 值班津贴与奖惩

第18条 值班人员可领取值班津贴。具体数额参照“公司值班人员津贴费用规定”。

第19条 如果值班人员在遇到紧急事件时处理得当，公司可视其情节给予嘉奖。嘉奖分为书面表扬和物质奖励两个等级。奖励办法参见“公司值班人员津贴费用规定”。

第20条 值班人员在值班时间内如擅离职守，公司应给予处分，造成重大损失者，应从重论处。

第21条 值班人员因病或其他原因不能值班的，应先请假或请其他员工代理并呈交领导批准，出差时亦同。代理值班人员应负一切责任。

第5章 附则

第22条 本制度由行政办公室负责制定和解释，并报总经理审核批准。

第23条 本制度自公布之日起实行。

2. 加班休假补贴方案

××公司加班休假补贴方案

一、目的

为进一步规范公司的加班休假管理，提高员工的工作效率，依据《劳动法》及其它法律、法规，特制定本方案。

二、适用范围

本方案适用于对公司员工的加班休假补贴的管理事宜。

三、加班休假

1．行政办公室于每年1月1日前将当年员工的年休假条发放给员工。员工休年假时凭休假条上报行政办公室，作为考勤依据。休假时须在年休假条上注明休假时间，审批程序同“考勤管理规定”。

2．各部门要合理安排员工在当年休年假，对于确因工作需要未休完假期的员工，公司给予一次性补助，补助费用为每天200元。

3．各部门应安排员工在工作时间内完成任务。确因工作需要加班时，应经部门经理批准，报行政办公室备案。未按计划完成任务而延长的工作时间，不能视为加班。

4．公司原则上公司不鼓励加班。确因工作需要必须加班的，应先按同等时间补休，不能安排补休的，按加班标准支付报酬。

5．加班调休。

（1）公司鼓励员工在每天规定的工作时间内完成本职工作，不鼓励加班。原则上各单位不得安排员工加班加点，确实需要加班时，公司应在保护员工身体健康的基础上合理、妥善地进行安排。

（2）公司会根据实际经营状况，在与员工进行沟通的基础上合理安排加班员工的调休。

6．其他规定。

（1）加班员工可不领取加班费而申请调休代替，凡要求调休的员工均应先提出书面申请，并报主管部门和人事部门审批同意后方可执行。

（2）经审核批准后，加班人员可到行政部领取加班补休条（休假条），加班时间计算应按同等时间补休。

（3）公司或部门组织的文娱活动、体育活动等，不得视为加班。

（4）出差在外的人员逢节假日，不得视为加班。

四、加班补贴

1．员工加班费按国家规定计算，具体如下所示。

（1）每天延长工作时间的加班工资=（实际工作时间－8小时）×小时工资×150%。

（2）法定公休日的加班工资=日工资×200%。

（3）法定节假日的加班工资=日工资×300%。

2．加班工资的计发

（1）加班工资的计算标准按照国家相关规定执行。

（2）加班工资每月结算一次，随员工当月工资一起发放。

行政部

二、出差工作规范

1. 业务出差管理制度

第1章 总则

第1条 目的。

为加强公司员工的业务出差管理，结合公司有关人事管理及出差费用管理的有关制度，制定本制度。

第2条 适用范围。

本制度适用于公司全体员工。

第3条 概念说明。

公司员工及各级管理人员因工作需要或受上级领导指派离开办公间外出办事（工作）超过一天时间的，视为出差。

第4条 职责。

1．各级管理人员对所属员工的业务出差负有直接管理责任。

2．行政办公室协助各级管理人员对公司员工出差进行管理。

第2章 出差审批与批准管理

第5条 出差申请。

因岗位业务需要或上级委派出差，员工需以书面的形式填写出差申请。内容包括但不限于出差时间、具体项目、计划出差时间、行程路线安排、工作内容、费用预算。

第6条 出差申报、审批。

1．各部门员工出差须经直接主管审核，财务部核准预算部分，部门经理审批。

2．各部门经理的出差需报财务部核准预算部分，总经理审批。

第3章 出差前准备

第7条 出差经费的支出有两种方式，即个人垫付及预支借款。如涉及提前预支出差费用，则费用申请的借款流程按公司财务制度执行。

第8条 员工填写“出差申请表”并经审批批准后，应准备相关的资料，并与任务相关人员取得联系，做好出差前准备工作。

第9条 各级管理人员出差临行之前必须做好部门工作安排，将自己的出行情况告知部门员工并做好职务代理及授权工作。

第4章 出差期间的管理

第10条 员工出差期间，要严格遵守公司各项管理规定，每天应主动与直接主管取得联系，及时汇报工作进展情况和遇到的问题。

第11条 员工必须严格按照“出差申请表”上事先计划的出差路线和行程执行，不得擅自改变出差路线和延误行程。如有特殊情况需要改变路线和延长出差时间，须事先向直接主管汇报，经同意后方可改变。

第12条 有紧急情况或重大事件时，可不分时间和级别随时汇报，获取上级领导意见后遵照执行。

第13条 员工出差期间，手机始终处于开机状态，以便能随时取得联系，否则不予报销手机通话费用。

第5章 出差总结及评价

第14条 出差人员应于返回两天内向直接主管提交出差总结，同时直接主管收到总结后一天内应对任务完成情况做出评价。评价内容应包括以下三个方面。

1．有无违反行程安排计划。

2．出差工作任务完成情况。

3．出差费用有无预算超支。

第15条 执行审批与抄送程序。

出差总结由部门经理做出评价，行政部将审核后的出差总结与评价抄送总经理，并负责存档。评价将作为财务部作为报销的依据。

第6章 出差费用结算

第16条 返回后一周内，出差员工须办理费用报销手续，逾期未报者，财务部门有权拒绝报销。具体报销流程和结算补贴标准按“费用报销管理制度”执行。

第17条 有以下行为出差费用不予报销，且情节严重者处予通报批评。

1．未执行审批及抄送流程。

2．严重违反出差计划，且更改行程、变更路线时未经上级领导批准。

3．因出差人员工作严重失误，不及时汇报，导致完不成任务且失去补救机会。

第7章 附则

第18条 本制度由行政办公室负责制定和解释，并报总经理审核批准。

第19条 本制度自公布之日起实行。

2. 出差费用管理方案

××公司出差费用管理方案

一、目的

为加强差旅费的费用管理，提高其规范性，保障员工出差费用的发放使用合理性，特制定本方案。

二、适用范围

本方案适用于与公司所有员工的出差补贴相关事宜。

三、相关权责

1．出差人需要提前制订出差计划，详细安排出差时间及出差地点，报部门经理及行政办公室审批。

2．行政办公室根据出差地来联系招待所或经济型、快捷酒店。

四、出差路途费用管理

（一）票价报销及补贴标准。

1．出差区间在500公里以内，员工可乘坐汽车，超出500公里，考虑安全因素，禁止乘坐汽车。

2．为节约费用支出，公司鼓励员工乘坐火车并给予经济补助。交通补助类别及费用如下表所示。

3．员工在乘坐飞机时，只能购买8折（含）以下折扣的机票，超过8折的机票需请示部门经理后，经批准方可购买乘坐。

五、出差补贴

（一）出差区域划分

公司员工出差区域按城市经济状况、地理位置及消费水平划分。具体划分情况如下所示。

1．一类城市。出差地为北京、上海、广州、杭州、深圳、天津等一线城市。

2．二类城市。出差地为省会及东部沿海地区地级城市。

3．三类城市。出差地为内陆省份及普通地级县级城市。

（二）一类城市补助标准

补贴项目及费用如下表所示。

（三）二类城市补助标准

补贴项目及费用如下表所示。

（四）三类城市补助标准

补贴项目及费用如下表所示。

（五）出差探亲补助

公司员工在外地出差超过1个月以上，允许返回公司驻地探亲或家属前往驻地看望，公司根据实际情况，按照员工出差路途补贴方法实施发放费用。

六、报销管理

（一）申请报销

1．所有出差人员在出发前必须填写“出差计划表”并请总经理审批，凡未经批准的，一律按私自外出处理。

2．“出差费报销单”经总经理审批后，到财务部门报销并领取补贴费用。

（二）报销程序说明

1．申请首先人填写报销单交财务部会计进行审核。

2．财务部会计审核无误后，上报副总经理审核。

3．副总经理审核通过后，交总经理批准。

4．总经理批准后，由财务部出纳付款。

（三）报销规定

1．住宿费用按标准报销，超标自付，欠标不补，由客户接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。

2．交际费用额度由部门经理核准，未经核准费用自理。

3．所有报销项目均需凭发票等票据报销，不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。

4．当日出差者不报销住宿费。

5．员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经其所属权责单位批准并由人力资源部复核后，可酌情安排补休。

行政部

三、考勤工作规范

1. 考勤管理说明书

××公司考勤管理说明书

一、目的

为切实加强员工考勤管理，强化公司劳动纪律，保证公司经营管理工作的顺利进行，特制定本说明书。

二、适用范围

本说明书适用于公司全体员工。

三、责任部门

行政办公室负责考勤制度的实施、监督、检查、修订及备案工作。

四、作息时间说明

1．上班时间为每周5天工作制。周一至周五为工作时间，周六和周日公休。

2．具体的作息时间规定，由行政办公室根据季节变化另行制定。

五、签到考勤

（一）签到说明

1．员工上班、下班均需录入指纹签到。

2．员工如因外出而未及时录入指纹签到，次日应及时凭“未签到情况说明表“在相应时间段内注明原由后由部门负责人签字后有效。

3．员工如因遗忘而未录入指纹签到的，次日应凭“未签到情况说明表”交部门负责人确认签字后有效。

4．行政办公室负责指纹机时间的调整及录入指纹签到的监督，未签到情况说明表所有原件交人力资源部，部门负责人处留复印件。

（二）签到考勤纪律种类说明

1．迟到。

超过公司规定的上班时间（上午迟于8：30分）到公司，无论是否考勤均为迟到（半小时内）。因工作原因须提交部门经理签字的情况说明书，经行政办公室审核后交至人力资源部备案。

2．早退。

早于公司规定的下班时间（即下午早于17：30分）离开公司，无论是否考勤均为早退（半小时内）。因工作原因须提交部门经理签字的情况说明书，经行政办公室审核后至人力资源部备案。

3．旷工。

（1）无正当理由或虽因事出有因但未办理相关手续而缺勤者视为旷工。

（2）迟到或早退半小时以上而未通知部门负责人的，视为旷工半天。

（3）迟到或早退半天以上而未通知部门负责人的，视为旷工一天。

六、请假管理

（一）事假管理

1．员工请事假必须事先办理请假手续，在不影响工作情况和领导批准后方可请假。

2．员工请事假公司按相应天数扣发工资。请假天数以半天为一个计算单位。不足半天按半天计算。

（二）病假管理

1．员工请病假必须事先办理请假手续，经批准后生效，若特殊情况应于销假当日补办相关手续并附情况说明书。员工病假以半天为一个计算单位，不足半天按半天计算。

2．填写请假单的员工必须在回岗时出具正规医院的病假条或病历证明经批准后销假，提出书面请假申请的要领导签字批准经行政办公室审核后至人力资源部备案。否则按事假处理。

3．病假期。

员工因患病或非因工负伤，需要停止工作进行医疗时，按照《劳动法》相关规定给予假期。

4．公出、公差、公事等情况要事先向负责考勤人员、行政办公室说明。

（三）请假和调休审批程序

1．所有请假或调休，由部门负责人批准，报行政办公室备案（高层管理人员除外）。

2．请假和调休必须按照请、休假手续办理，提前申请。若确因特殊情况未能提前申请的，必须在销假的次日补办请假手续，否则按旷工处理。调休可抵充请假，但应在请假时填写调休申请单，并注明调休原因，否则以正常请假处理。

七、考勤统计

（一）考勤表的制作

1．行政办公室考勤人员依据员工的考勤电子版、加班单、请假单、调休单、未签到情况说明表等制作考勤表。

2．制作考勤表时，应按照相关符号要求进行填写；加班单、请假单、调休单、未签到情况说明表应附在考勤表后，以备人力资源部核查。

（二）考勤表的确认

1．行政办公室考勤人员制作完考勤表后，各部门负责人应签字确认，并交人力资源部。

2．考勤表如无相关负责人签字的，人力资源部将不予接收，由此导致工资的延误发放，由行政办公室考勤人员负主要责任，其部门负责人负连带责任。

3．行政办公室考勤员每月10日前将考勤表及电子版发送给人力资源部。

2. 考勤奖惩管理制度

××公司考勤奖惩管理制度

第1章 总则

第1条 目的。

为进一步调动员工工作积极性，结合绩效工资发放要求，积极引进竞争机制，补充和完善考核奖励制度，使员工管理更趋于科学化，特制定本制度。

第2条 适用范围。

本制度适用于公司员工的考勤奖励及惩罚相关事宜。

第2章 考勤奖励

第3条 奖励条件。

1．必须独立岗位和固定班次。

2．以考勤打卡机上显示考勤记录为依据。

3．考勤记录必须完整、清晰、明白：无忘记打卡、无迟到、无早退、无请病假、无请事假等现象出现。

4．补休、提休、外勤（学习、培训、办事）、必须要有单据备案（由本人亲自按审批程序进行登记提交）。

5．以当月考勤记录为时值。

第4条 奖励方式。

凡是具备以上五个条件的，可得全勤奖 元。

第3章 考勤处罚

第5条 打卡管理。

1．上、下班没有打卡者，1次口头警告；2次视为缺勤半天；3次或以上则视为缺勤1天。

2．因出差不能打卡，应及时通知行政部，否则视为缺勤处理。

第6条 迟到早退处罚。

凡迟到、早退在15分钟以内者，第一次于次日在公告栏公布警告；第二次罚款 元；如迟到、早退等累计超 次以上或时间累计超 小时，则按开工处理，扣全勤奖 元。

第7条 请销假管理。

1．员工请假3天内由部门经理审批，超过3天则需直属部门经理及行政总监审批方可有效，否则一律以缺勤处理，同时请假3天以上者取消当月全勤工资。

2．因特殊情况向部门经理电话或口头请假后，没有补写请假条给行政部的，一律以缺勤处理，同时取消当月全勤工资。

3．不经请假离岗者，按旷工论处，每次扣 元。

第8条 事假。

1．事假1天扣除当月考勤奖 元，1个月如果事假超过3天，则以每天 元的幅度递增。

2．员工直系亲属住院，需其亲自陪同或护理，则为特殊事假，每天扣 元，超过5天每天扣工资 元。

3．不请假外出每查出一次，按旷工半天计算。

第9条 病假。

1．员工请病假要有医院证明方准假，无证明材料按事假处理。

2．一般病假（指未住院），每天扣 元考勤奖。每月病假累计超过5天每天扣 元工资。

3．住院病假，住院期间无考勤奖。

第10条 旷工。

旷工半天扣当月考勤奖 元，旷工1天不给当月考勤奖，旷工两天及以上，计扣每天工资。

第11条 关于国家节假日法定假以外的个人法定假。

1．产假98天，晚婚晚育1个月，如遇特殊情况，经公司允许，可补假1～3个月，每月扣 元工资。

2．直系亲属去世，3天以内不扣除考勤奖。

3．员工因公缺勤、工伤，不扣除工资和考勤奖。

第4章 其他说明

第12条 行政办公室负责员工的每天考勤工作，做好出勤情况登记。

第13条 本考勤奖罚结果要记入员工业务档案，并作为评优、晋升、工作考核的重要依据。

第14条 考勤奖罚经费在绩效工资中提取，并在执行中逐步完善。

第5章 附则

第15条 本制度由行政办公室负责制定和解释，并报总经理审核批准。

第16条 本制度自公布之日起实行。

#行政##行政部##制度设计#

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