无管理,不效率,释放无效的会议室空隙

无管理,不效率,释放无效的会议室空隙

很多高校的会议室管理全程由人工进行管理,当需要会议室时该去问谁?跑遍了整层来找合适的会议室!

常被临时通知开会,还没人告知会议内容,开会效率低下!

开会途中老是被人打扰,被询问会议几点结束​,导致会议中断​!

​​您是否也有类似困扰呢?

为更高效的会议室、释放更多使用余量,建立高校会议室的使用管理系统。系统需按照灵活调配,责任到人的原则进行搭建。

01 会议室预定审批

灵活审批,管理员可对用户提交的会议室申请订单进行审批与调配,以便安排一些重要且紧急的会议。

会议审批通过后,系统能够通过手机短信、邮件、钉钉、企业微信、公众号将会议预订结果自动发送给参会人员及后勤服务部,后勤主管根据需求安排后勤人员进行准备工作,如排位安装及摆设,茶点布置、水果布置等服务。

无管理,不效率,释放无效的会议室空隙

02 会议通知提醒

可通过手机短信、邮件、钉钉、企业微信、公众号进行会议接收通知功能,通知包括:会议预订成功、取消预订、会议变更、会前15分钟(时长可设定)提醒、会议结束提醒。

为提高开会效率,系统支持自动推送当次会议所需文件,例如会议流程、着装要求、准备材料等。

无管理,不效率,释放无效的会议室空隙

03 会议签到

支持手机二维码签到、人脸签到、门禁签到等功能。

04 可视化报表功能

可实现会议室使用统计及费用统计功能,选定时间段内,部门使用明细列表,统计报表, 统计各会议室使用情况,明细列表,使用次数、预订时长、实际时长、预约准确率、使用率。

无管理,不效率,释放无效的会议室空隙

05 会议室资源管理

会议室资源信息的添加、删除、修改、会议室分组、设备类型、设备注册、公用设备、服务类型均可自定义进行增删改查。

06 会议服务项

勾选实现,茶饮、条幅、资料、姓名牌、用餐等,可勾选添加。还增加其他选项,进行自定义备注。

07 会议设备选项

投影、音响、视频会议设备,投影仪、白板、麦克、激光笔,可勾选添加。还增加其他选项,进行自定义备注。

无管理,不效率,释放无效的会议室空隙

08 会议接口融合

按需对接二维码门禁系统、人脸识别系统等物联网系统。预定信息可实时传递到每个会议室门口显示屏上,信息显示屏上实现显示当前正会议室状态,显示会议名称,会议时间,会议举办单位以及各时段本会议室预定情况。

无管理,不效率,释放无效的会议室空隙

09 会议信息引导

将会议室预定信息实时传递到其他需要显示的屏幕上,可联动显示当天的会议室名称、会议名称、会议时间、使用部门等预定信息列表,实现会议引导功能。

会议管理系统的使用,在帮助学校合理安排会议计划、统筹安排各项事宜的同时,也能提升会议办公效率,降低会议统筹安排成本,释放更多会议空隙。

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