会议管理规范(会议管理规范手册)

管理制度及规范

第316篇

会议管理规范

会议是各级管理人员进行决策,贯彻上级指令,布置工作任务,分析情况,协调关系最经常、最重要的一种形式。如何开好会议,是一项很重要的管理艺术。

一、做好会议的准备

(1)会议主持人。例如生产(制造)部长首先必须和核心人员确定会议的中心议题,要达到的目的、召开会议的时间、参加会议的人员、地点等等。

(2)将会议议题事先通知有关与会人员,以便与会者做好会议发言的准备。

(3)准备好会议所需的各种材料,如书面报告、总结等。安排好会议的地点,做好其他物资方面的各种准备。

(4)会议主持人还要就会议的进程进行设想,可能会出现什么分歧意见,怎样统一思想。为此,条件允许,会前应找有关人员单独交换意见,以便掌握情况,做好会前的思想疏通工作。

二、掌握好会议的进程

(1)准时开会。一定要有个会议登记本,迟到、缺席都应有考核,不管人员是否到齐,开会一定要准时,这是主持人的责任和魄力所在。

(2)开场白要简短。限制在一分钟左右,直接了当宣布会议的意义、目的、议题和要求。开场白要认真准备,琢磨用词。富有互动性、启发性的开场白能一下把与会者的注意力集中到会议议程上来。

(3)防止冷场。会议中,突然一阵沉默,每个人都在等待别人的讲话,如此难堪的情景令人窒息。主持人要立即做些启发、评论或解释、提问等工作。

(4)让人人发表意见。要尽可能让与会者,特别是那些沉默不语的人讲话,只有人人表态,才能集思广益,还可以杜绝会后议论。谁爱会后议论,你就盯住他,让他充分讲话。为了让人人发表意见,主持人不要评论各种意见的“是”与“非”。

(5)控制情绪对立。有时会议争论得激烈时,就可能导致相互抬扛,甚至失去理智而发生对立。因此,主持人一定要注意会场情绪的控制,要及时“灭火”,把话从“爆炸点”引开,用幽默调节会议气氛,指出双方都有一定的道理,不要偏袒任何一方。紧张气氛一解除,再引导大家现实地对待有争论的问题。

(6)杜绝“小会”。保持与会者一次只听一个人讲话,这是维持会议秩序所必须的。会议秩序的稳定,才有利于人人发表意见,减少产生情绪对立的机会。

(7)澄清混乱模糊的信息。会议讨论时,往往会产生不理解、误会。主持人要随时注意消除误解,既可节约时间,又可避免不必要的分歧和争论。比如:“老陈,你说的是不是这个意思……”。“老王,你说的我还没理解,能不能更详细地谈谈您的看法?”“老刘,您能不能就这一问题给补充一下”。

(8)经常进行简短概括。会议进行一定时间后或就某一观点基本统一认识后,要进行精简的概括或归纳,这样可以使与会者感受到会议的节奏,有助于澄清分歧点,一步一步统一思想。还可避免就某一问题的议论扩大化而跑题。

(9)给意见被否定者创造一个下台阶的环境。在会上,有时要一个人迅速地转变立场是很难为情的。因此,主持人要善于补台圆场,指出某某的意见也有可取之点,只是目前条件还达不到,或者说原来我也有这种想法,现在看来行不通等等。

三、结束会议

结束会议前要制定或引出决议。这时要充分发挥主持人的权威,若没有主持人的有力领导,往往功亏一篑。

(1)要向与会者报告会议得出的结论或形成的决议。

(2)重述要采取的行动、分配的任务,并使所有参加会议的人,表示已理解并愿意进行这些行动。

(3)提出贯彻执行会议决议的要求、达到的目的、工作标准、完成期限等等。

(4)如果需要举行下一次会议,还应确定会议日程。

(5)给需要单独与主持人交换意见的人以机会,如“还有哪位同志有不同意见或需要进一步商谈的,请明天上午到办公室谈”

(6)结束语。会议结束,一定要说几句富有号召性的话,使大家像接受光荣任务的指挥员奔回自己的部队那样,满怀着胜利的信心和充满着大干一番事业的气概。

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