采购合同的三大法律风险及防控措施（采购合同的风险及防范）_1

一、什么是采购合同？

采购合同，是指一方将货物的所有权转移给对方，对方支付价款的合同。

采购合同属于买卖合同的一种，其八要素为：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法。

《中华人民共和国民法典》第四百九十一条，对合同成立的细节进行了明确而详尽的规定。在数字化时代，随着信息技术的飞速发展，人们越来越多地采用信件、数据电文等现代通讯手段进行商业交易。根据该条款，当双方当事人在这些形式下达成初步意向，并决定签订确认书以明确双方的权利和义务时，确认书的签订即标志着合同的正式成立。

与此同时，随着互联网的普及，网络交易也日益频繁。在电子商务领域，当事人一方通过互联网等信息网络发布的商品或者服务信息，若其信息内容详尽、价格明确，并且具备要约的必备要素，那么一旦另一方当事人选择该商品或服务并提交订单且成功，则合同便随之成立。当然，如果双方当事人对合同的成立有特别的约定，那么这些约定将优先适用。

值得注意的是，本文的讨论并不涉及商务条款风险，如受市场行情波动影响的采购价格风险等，也不涉及技术条款风险，如质量标准约定不明可能带来的风险。这些风险虽然同样重要，但在本文的语境下，我们将焦点放在合同法律风险上，即合同成立、履行、变更和终止过程中可能遇到的法律问题。通过深入探讨这些法律风险，我们旨在帮助读者更好地理解和应对合同交易中的法律风险，从而确保交易的安全和有效。

（一）效力待定的风险

所谓效力待定合同，乃是指在合同双方或多方当事人已经达成合意，合同的基本要素已齐备，然而由于某些特定因素，该合同尚未完全满足法律规定的生效要件，因而其法律效力是否能够得到确认，尚处在一种悬而未决的状态。这种合同虽已成立，但尚未获得完全的法律效力，其效力能否最终实现，还需经过特定权利人的进一步确认，方能最终确定其法律效果。

在此过程中，追认环节显得尤为重要。追认，是指拥有相应权利的主体，对于之前所订立的、存在瑕疵的合同，通过明确表示同意的方式，使其获得法律上的完整效力。具体而言，追认的主体可能是无缔约能力人的法定代理人、无代理权人的被代理人，或是无处分权人的所有权人等。这些权利人通过追认行为，表达了对之前订立的合同的认可与接受，从而使得原本效力待定的合同，得以获得法律上的承认和保护。

值得注意的是，追认行为必须是在合同订立之后、效力确定之前进行的。一旦合同因未获追认而失去法律效力，或者因其他原因被确认为无效，那么追认行为便无法再行使其效力确认的功能。因此，在涉及效力待定合同的场景中，及时、准确地把握追认的时机和方式，对于保障合同当事人的合法权益，维护交易秩序的稳定，具有至关重要的意义。

效力待定情况有三：

1. 在民法的视野下，限制民事行为能力人由于其心智尚未成熟或存在其他特定原因，其订立的合同往往不能立即生效。这是因为他们缺乏完全理解合同内容、评估风险及后果的能力，或是缺乏独立作出决策的能力。因此，对于这类人订立的合同，法律明文规定必须经过其法定代理人的追认，才能赋予其法律效力。这种追认制度旨在保护限制民事行为能力人的合法权益，防止他们因轻率或无知而陷入不利的合同关系。

2. 在代理关系中，当代理人未经授权或超越代理权限以本人名义订立合同时，该合同对本人并不立即产生法律约束力。这是因为无权代理行为本身并未得到本人的授权或同意，所以不能直接对本人产生法律效力。此时，必须经过本人的追认，才能使该合同对本人产生法律约束力。这种追认制度既体现了本人对代理行为的控制和监督，也保障了本人在代理关系中的合法权益。

3. 在财产权利领域，当某人未经权利人同意擅自处分他人财产权利时，其订立的合同将被视为无效。这是因为财产权利具有排他性和专属性，只有权利人才有权决定如何处分自己的财产。无权处分行为不仅侵犯了权利人的财产权，也违背了民法中的诚实信用原则。因此，法律明确规定，未经权利人同意的无权处分合同无效，以维护权利人的合法权益和市场交易秩序。

关于分公司与子公司签合同的区别，详见公众号供应链重构文章《采购合同风险识别及控制》。

（二）合同欺诈的风险

合同欺诈是一种极其不道德且违法的行为，它利用合同这一法律工具作为手段，以达到非法占有他人财物的目的。这种欺诈行为往往涉及一方或双方使用各种欺骗方法，如虚构事实、隐瞒真相等，来误导对方做出不利于自己的决策，进而骗取公私财物。

在合同欺诈的语境下，欺诈方往往精心策划，利用信息不对称或者对方的疏忽大意，以极具迷惑性的方式呈现虚假信息。这些虚假信息可能涉及合同条款的误解、履行能力的夸大、产品质量的虚报等，旨在诱使对方在不明真相的情况下签订对自己极为不利的合同。

而受欺诈方则往往因为缺乏必要的法律知识和风险防范意识，或者过于信任对方而陷入困境。一旦发现自己遭受了合同欺诈，受欺诈方不仅可能面临经济损失，还可能因此陷入法律纠纷，甚至名誉受损。

为了维护市场经济的公平、公正和诚信原则，《中华人民共和国民法典》第一百四十八条对合同欺诈行为做出了明确的法律规定。该条款明确指出，一方以欺诈手段使对方在违背真实意思的情况下实施的民事法律行为，受欺诈方有权请求人民法院或者仲裁机构予以撤销。这一规定为受欺诈方提供了法律武器，使其能够依法维护自己的合法权益。

因此，我们在进行经济活动时，应时刻保持警惕，增强法律意识和风险防范意识，避免陷入合同欺诈的陷阱。同时，对于发现的合同欺诈行为，应积极寻求法律援助，依法维护自己的合法权益。

（三）主体资格的风险

在公司日常运营中，合同管理是一项至关重要的工作。然而，我们必须清晰认识到，并非公司内部的所有部门都具备缔约的资格。一旦那些不具备缔约资格的职能部门擅自订立合同，这类合同将被法律视为无效。同样，当法律明文禁止某些主体订立特定合同时，任何违反此规定的合同也将失去法律效力。

这种合同无效的法律后果是严重的。若一方在合同订立过程中存在过错，那么该方需对无过错方承担损害赔偿责任。这意味着，如果我们在合同签订过程中未能审慎核实对方的缔约资格，或者明知对方不具备资格而仍与其订立合同，最终导致合同无效并发生损失，那么我们自己有过错的部分将无法从对方那里获得赔偿。

此外，我们还需要特别注意，当己方内部职能部门擅自对外订立合同时，这些合同一旦被认定为无效，我们同样需要承担法律责任。如果己方在订立合同过程中存在过错，比如未经过公司正式授权或违反公司规定，那么己方需向对方承担赔偿责任。这不仅会给公司带来经济损失，还可能损害公司的声誉和信誉。

因此，我们在进行合同管理时，必须时刻保持警惕，严格遵守法律法规和公司规定，确保合同的合法性和有效性。同时，我们还应加强内部管理和培训，提高员工对合同法的认识和理解，以避免因缔约不当而引发的法律风险。

三、合同法律风险的防控措施

（一）合同应尽量要求对方法定代表人或者授权代理人签字，并加盖合同章或公章

第一，签字就是承担责任。不是职责范围内的字，不要随意签；属于职责范围内的字，不要逃避签。

第二，签字要有审核逻辑。应该谁签？为什么可以签？为什么不能签？签什么意见？按什么逻辑审核？比如，员工递上来一个材料报销单让签字，我们要有什么判断逻辑？为什么要买？为什么是这个供应商？为什么是这个价格？为什么是这个数量？然后顺手翻了一下，发现后面没有入库单，也没有验收凭证，只有供应商的送货单。员工说以前一直都这样。现在怎么办？这个字怎么签？怎么引导员工？怎么立规则？

第三，该有前置签字人的，要让别人先签字。该有前道审批人的，应让前道审批人先签字，哪怕没有任何风险。比如，文件应由经办人先签字的，审核人不要先签字。

第四，不要在空白纸上签字。不言自明，太重要了。

签字盖章的36个规矩

自然人：

一、需要在法律文件上签字的，最好按照同时期惯常的书写方式完成签名，而不要刻意书写正楷等字体。如担心签名字体不清晰，可先打印或书写正楷姓名，再正常签字。

二、自然人签名时，应签署真名(现用名、法定姓名)，并应签署全名。法律并未禁止当事人签名时使用简称，也未禁止使用曾用名、艺名、笔名、化名、小名或绰号以及画押、画圈等代签名，但这些签名方式可能增加发生争议时的举证难度。

三、重要的合同尽量面签。面签时也要注意签字的对应关系。

四、企业的法定代表人或负责人有权在合同上签字;持有效委托证明文件的委托代理人、直接相关的职务代理人也可签字。根据《合同法》第49条之规定，“表见代理人”的签字虽然缺乏正当性，但亦可能发生有权代理的后果。配偶可能被认定家事代理人或法定代理人，进而有权签字。监护人可作为法定代理人签字。

五、代理人应签署自己的姓名，但应注明被代理人是谁。

六、自然人的私章对外不具有公示效力。在私章所代表的一方否认该私章为其所有或盖章行为是其所为时，应由主张合同关系成立的一方举证证明该枚私章为对方所有以及盖章的行为为对方所为或对方委托他人所为。

七、自然人签名如系伪造，则对其不发生法律效力，应由行为人自负其责。但如能证明该自然人知晓且未表示反对，则发生与本人签名相同的后果。印章伪造或变造如系当事人自身的行为，则亦能代表其意思表示。

八、签字或盖章，一般构成意思表示的有效证明。有时，也可代表当事人确认某一事实。

九、债务人在催款函上签字，可使诉讼时效期间届满的债权重新获得保护 。保证责任消灭后，保证人在催款函等文件上签字的，一般不认为保证人继续承担保证责任。但是，根据催款函的内容及签字盖章的具体情况，也有可能重新成立保证合同。

十、捺印与签字具有相同法律效力。捺印与签字、盖章与签字，在位置上应尽量靠近，但最好不要相互覆盖。

十一、签约时间应写到具体日期，即注明年月日。多人签字时，最好签章时间相同。如果不同，应以最后签章时间作为合同成立时间。

十二、正式文件签署宜使用钢笔或签字笔，不宜使用铅笔。

十三、在签字盖章之前，应注明“以下为合同签署栏”或“以下无正文”，且不要预留过多空白。

十四、夫妻关系存续期间，一方签字对外负债应认定为共同债务。但对于一方的重大举债，如举债方不能证明用于家庭共同生活，则应认定为个人债务。

十五、夫妻一方对外提供担保，应认定为个人担保债务。但在另一方知晓担保事实且未提出异议等情形下，或者确系“为夫妻共同生活”而担保的情况下，可能会有例外的结论。

十六、夫妻关系的认定，一般应以结婚证明文件为准。但在特殊情况下，仍然可能认定事实婚姻。

公司：

十七、公司法定代表人代表公司行使职权，其在合同上签字的行为代表公司的意思表示，并不要求再加盖公司公章而使合同成立。公章是公司行为的主要证明，法定代表人的亲笔签名并非公司行为的法定要件。合同仅约定经双方签字、盖章后生效，则有权主体的签字或加盖公司有效印章均可使合同生效，而无需同时具备签字和盖章。当然，我们仍然建议，法人代表签字和加盖公司印章尽量都不要缺少。

十八、法律文件盖章时，要区别公章、合同专用章、财务专用章等印章类型。

十九、使用电子签章需事先约定，并在法律允许的范围内使用。请注意确定电子签章的可靠性。

二十、加盖印章时，记得加盖骑缝章。

二十一、公司加盖印章，一般意味着做出意思表示或对事实的确认，也可能意味着放弃权利之类的意义。

二十二、未签字盖章，合同不成立。履约事实虽可补正合同签字盖章的瑕疵，但会增加当事人的举证难度。

二十三、加盖公司印章，即便违反印章管理规定或者未经股东会决议等程序，一般也不会影响印章应有的法律效力。

二十四、个人伪造公司印章，通常不会对公司发生效力，但在构成表见代表或表见代理应予例外。表见代表或表见代理制度对于交易安全的保护，仅适用于善意的相对人。

二十五、伪造印章，可能承担民事、行政、刑事等方面的不利后果。

二十六、公司分支机构的工作人员，经分支机构负责人授权，对外代表分支机构实施民事行为，应认定为该分支机构的民事行为。

二十七、项目部对外借款，一般由公司承担责任;但是，在特定的个案中，可能根据项目部印章类型、相对人是否知晓借用资质情况、公司是否参与或知晓借款等因素，得出不同的结论。

二十八、公司印章应按照法律规定，在当地公安机关指定的刻章单位刻制。未按规定刻制的印章，经企业确认或使用，亦可发生效力。

二十九、企业尚未正式成立，经发起人股东授意刻制的印章具有法律效力，相关法律责任由成立后的企业承担。

三十、公司印章归公司所有，由相关工作人员根据公司授权保管使用。公司使用多枚印章，或者使用作废的印章，均不能单纯以此为由否定公章的效力。

三十一、公司印章使用违反章程或公司管理规定，并不影响公章对外的效力，但相对人知晓或恶意的除外。故印章管理人员的审慎确定及管理规定的严格执行非常重要。

三十二、加盖印章的空白合同书等资料，可能构成法律意义上的授权证明，故原则上不能提前加盖印章于空白处。

三十三、他人私刻单位印章实施经济犯罪行为的，单位有印章管理不当等过错的应当承担赔偿责任。

三十四、借用人违反承诺或协议使用印章，基于该承诺或协议效力的相对性，出借单位可能须对外承担责任。

三十五、在公司委托经营、承包经营等情形下，更应做好公司印章的管理。即便受托人或承包人违反内部约定，但基于其掌握印章的事实，仍然可能被认定为表见代理人。合同效力仅具相对性，即使受托人或承包人违反关于印章使用的内部约定，公司仍应对其的代理行为承担责任。内部约定不能对抗印章本身所具有的证明公司行为的效力。

三十六、风险管理，没有最好只有更好。风险管理无小事，细节决定成与败。风险管理，从签字盖章做起。风险时时在，签章须谨慎。

同时，要通过各种方式和渠道对对方的资信情况进行调查，掌握和了解对方的履约能力。

（二）依法依约全面履行合同义务

在合同的履行过程中，我们必须严格遵守合同约定的各项条款，确保按照约定的时间和方式，全面而精确地履行每一项合同义务。这不仅是合同精神的体现，更是我们诚信经营、维护商业声誉的重要基石。任何形式的违约行为，都将导致我们承担违约责任，甚至可能引发法律纠纷，给双方带来不必要的损失。

值得注意的是，合同义务并不仅仅局限于诸如付款等主要合同义务，还包括了一系列附随义务和“善良人”义务。这些义务可能看似微不足道，但却在合同的履行过程中发挥着举足轻重的作用。比如，通知义务要求我们及时向对方传达重要信息，协助义务则要求我们在必要时提供必要的支持和帮助。同时，我们还要履行保密义务，保护双方的商业秘密和敏感信息。此外，“善良人”义务更是要求我们在合同履行过程中秉持诚信、公平、公正的原则，以善意和诚信的态度对待对方。

然而，在合同履行过程中，有时我们会遇到无法按照合同约定履行义务的情况。这时，我们应及时与对方进行沟通、协商，寻求双方都能接受的解决方案。如果对方同意变通履行，我们应迅速与对方签订书面补充协议，明确变更后的合同内容和履行方式。这样做既能够维护双方的合法权益，又能够确保合同得以顺利履行，实现共赢的局面。

（三）密切关注对方履约进度

在商务合作中，密切关注对方是否严格遵循合同条款，切实履行合同约定的各项义务，是保障我方权益的重要一环。合同作为双方共同遵守的法律文件，其条款的履行情况直接关系到合作的顺利进行和双方的利益保障。因此，我们必须时刻保持警惕，对对方的履约行为保持高度关注。

一旦发现对方未按合同约定履行义务，我们应立即采取行动，运用合同法所赋予的合法抗辩权来维护自身权益。合法抗辩权是法律赋予合同当事人的一种权利，当对方违约时，我们可以依法提出抗辩，要求对方承担违约责任，甚至解除合同。这既是对自身权益的维护，也是对合同法律效力的尊重。

在行使合法抗辩权的同时，我们还应及时与对方进行函件沟通，明确指出对方违约的事实和后果，并督促其尽快履行义务。函件沟通是商务合作中常用的一种沟通方式，具有正式、规范、可留痕等特点。通过函件沟通，我们可以清晰地表达我方立场和要求，同时保留沟通证据，为后续处理提供依据。

在沟通过程中，我们还应对所有往来函件进行妥善保存。这些函件不仅是沟通的记录，也是合同履行和争议处理的重要证据。妥善保存往来函件，有助于我们在争议处理中占据有利地位，确保自身权益得到充分保障。

（四）注意相关证据的留存

在商业合作过程中，对于各类重要文件的留存管理显得尤为重要。这既是对合作双方权益的保障，也是未来可能发生的纠纷解决的重要依据。因此，我们必须高度重视并妥善执行以下文件留存工作。

首先，合同原件是双方合作的基础和依据，它详细规定了双方的权利和义务。在合同履行过程中，双方的沟通函件往往涉及对合同条款的解释、补充或变更，这些函件同样具有法律效力。因此，我们必须确保合同原件以及所有沟通函件的完整留存，以便在需要时能够迅速查阅和提供。

其次，发货单、检验报告、验收单、入库单等单证是货物交易过程中的重要凭证。它们记录了货物的数量、质量、规格等信息，是证明双方交易事实的关键证据。因此，我们必须确保这些单证的准确、完整留存，以便在出现争议时能够提供有力的证明。

此外，收据、付款凭证、发票等票据是双方交易金额的重要证明。它们不仅记录了交易款项的支付和收取情况，还是税务部门核查的重要依据。因此，我们必须确保这些票据的妥善保管和留存，以便在需要时能够提供完整的财务记录。

最后，当发现货物存在质量问题时，我们应按照合同约定的期限内及时向对方反馈，并保留反馈记录。同时，对问题货物进行留样、拍照、封存等措施，以便后续处理。这些措施不仅有助于我们维护自身权益，还能为纠纷解决提供有力的证据支持。

（五）及时、正确地处理合同纠纷

1. 当我们发现对方在履行合同义务上表现出懈怠的态度时，应当立即采取行动，与对方进行及时而有效的沟通。这不仅有助于了解对方的具体情况，还可能促使对方重新审视自身的责任，从而加速合同的履行。如果沟通无果，或者对方的懈怠态度持续不变，我们有必要进行正式的催告。催告不仅可以给对方施加一定的压力，迫使其尽快履行合同，同时也是为后续可能采取的法律手段做好铺垫。

2. 当纠纷不可避免地发生时，我们首先要保持冷静，以友好的态度与对方进行协商。通过协商，我们或许能够找到双方都能接受的解决方案，从而避免进入冗长而复杂的法律程序。然而，如果协商未能取得实质性进展，我们则需要根据合同中关于争议解决办法的约定，及时选择提起诉讼或仲裁。在这一过程中，我们必须严格按照合同约定的条款行事，确保自身的权益得到最大程度的维护。

3. 在提起诉讼时，我们必须格外注意诉讼主体的选择。合同中的各主体之间存在着复杂的法律关系，我们需要仔细分析，选择那些有责任承担能力和履约能力的主体作为被告。这样的选择不仅能够提高我们胜诉的可能性，还有助于在胜诉后顺利执行裁判文书，实现我们的权益。

4. 此外，我们还必须注意法律上对诉讼时效的规定。一旦对方发生违约行为，我们应及时采取行动，维护自己的合法权益。否则，一旦过了诉讼时效，我们就有可能丧失胜诉权，使得自己的权益无法得到保障。因此，在维权过程中，我们还应尽量收集对方的财产线索，以便在必要时及时申请财产保全。当裁判文书生效后，我们还应在法定期限内申请执行，确保自己的权益得到最终实现。

四、公司法务介入流程