一、什么是合同管理系统？
合同管理系统是一种建立在信息技术基础上的工具，它利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。
这种系统的主要功能包括合同起草、合同审批、合同签订、合同变更、合同履行、到期提醒以及合同信息的统计分析等。它可以管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，并将任意格式的电子版文档直接导入系统中。此外，合同管理系统还具有强大的安全管理能力，可以保障客户资料和合同信息等数据的安全。
合同管理系统能够给企业带来以下好处：使企业数据管理规范化、提高合同管理效率、标准化与个性化管理相结合、为领导决策提供参考信息、提供法律服务为企业控制风险。
二、如何选择合适的合同管理系统？
选择合适的合同管理系统需要考虑以下几个方面：
1.明确目标
首先，你需要明确你的企业使用合同管理系统的目的，例如，你是否希望通过这个系统提高工作效率，减少错误，还是希望更好地管理和跟踪合同的执行情况。明确的目标可以帮助你确定所需系统的功能和特性。
2.根据实际需求选择
选择合同管理系统就像选择衣服和鞋子一样，最适合的就是最好的。你需要根据企业的实际情况和需求来选择，而不是盲目追求功能复杂、看似强大的系统。
3.从功能上进行选择
在市场上选择多个合同管理系统进行对比，考虑它们的功能特点是否符合企业的需求。一个好的合同管理系统应该具备一些基本的功能，例如合同起草、签订、文本管理、执行进展跟踪、合同变更管理、实际结款和对合同结款情况的全面统计分析等。但并非功能越多越好，关键在于这些功能是否能够满足你的需求。
4.技术架构与性能
评估系统的技术架构是否稳定可靠，能否支持大量合同文档的存储和处理。同时，考虑系统的性能要求，如处理速度、响应时间等，以确保系统的运行效率。
5.考虑安全性
安全性是企业用户从传统手工签署合同转向电子合同管理最重视的因素。你需要确保选定的系统有足够的安全措施，例如人脸识别技术、身份认证技术、密码学技术等，以降低假公章、假冒代签等问题出现的风险。
6.考虑合规性
电子签名行业涉及企业的商业机密、信息安全，因此政府相关部门对其监管非常严格。你需要确认选定的系统是否有国家正规、完整的资质证书，在国家法律允许的范围内经营，具备国家权威机构认证资格和国际行业权威的认证。
7.考虑部署模式
理想的合同管理系统应能支持企业多变的业务需求，支持在公有云、私有云、混合云或企业内部的部署模式，让合同存储更加安全。
8.考虑与其他软件的无缝集成
企业可能会使用多个类型的软件管理业务，因此合同管理系统不应独立运行，还需要与企业现有的业务系统对接，提供API接口和SDK，以便开发人员能快速部署集成解决方案。
9.考虑易用性
选择用户友好的系统，合同管理系统应简单易上手，界面简洁易用，对于发送签名请求或签署合同的人员，要易于访问和使用；IT人员容易开发和管理。提供必要的培训材料和资源，以帮助员工快速熟悉系统并提高使用效率。
10.成本效益分析
综合考虑系统的采购成本、实施成本、维护成本以及未来的扩展成本。评估系统的投资回报，以确保其能够为企业带来长期的经济效益。
11.行业案例与口碑
了解类似行业的企业使用该系统的经验与反馈，作为选择的参考依据。可以通过市场调研、供应商评价等方式获取这些信息。
12.售后服务与支持
了解供应商的售后服务与支持政策，包括系统的维护、升级和技术支持等方面。确保企业在使用过程中能够得到及时帮助和解决方案。
三、如何保障信息安全？
合同管理系统保障信息安全的方式主要包括以下几点：
1.用户身份认证
通过个人身份认证系统、工商总局企业信息系统、公安部公民网络身份、eID识别系统、防伪CA数字证书、人脸活体识别比对等多种方式，对用户身份进行实名认证，充分保证了用户身份的真实性和唯一性。
2.数据加密
文件存储、传输采取高强度加密技术确保文件仅对本人可见。数据备份可采用云端多重备份，同时，通过区块链分布式存证、同城双活、异地容灾等技术，充分保证合同管理软件上的文件数据的安全性、完整性，防止文件数据的篡改、伪造、泄露等。
3.访问控制
合同管理系统应该采用严格的权限管理机制，确保只有授权人员可以访问和修改合同数据。不同的用户应该具有不同的权限，只能访问和修改其负责的合同数据，以防止非法访问和篡改。
4.审计和监控
合同管理系统应该具备审计和监控功能，记录合同数据的访问和操作情况。通过审计和监控可以及时发现和阻止非法操作行为，保护合同数据的安全性。此外，合同管理系统应该定期进行安全检查和漏洞扫描，及时修复安全漏洞，防止黑客攻击和数据泄露。
5.备份和灾备
合同数据是企业重要的资产，需要进行定期的数据备份和灾备措施。合同管理系统应该具备自动备份功能，将合同数据备份到安全的存储介质中，以防止数据丢失。此外，还应建立合同数据的灾备机制，在灾难发生时能够快速恢复合同数据，避免造成不可挽回的损失。
6.符合国家标准
合同管理系统需要符合《第三方电子合同服务平台信息安全技术要求》等相关国家标准，以确保其信息安全技术达到国家规定的标准。
一个优秀的合同管理系统不仅能提升企业的运营效率，还能降低风险并支持战略决策。企业在选择合适的系统时，应进行全面考虑和评估。具体的选择和配置需要根据企业的具体情况和需求来决定。通过采用合适的合同管理系统，企业将能够更好地应对市场挑战。
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