科技查新的流程整体概括来说就是：
1、查新委托
2、受理查新委托与订立合同
3、文献检索与分析
4、查新报告
5、文件归档与数据库登录
一、查新委托
根据《科技查新规范》规定，查新委托人在处理查新委托时，应当尽下列义务：
1、据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料:
（1）查新项目的科学技术资料；
（2）技术性能指标数据；
（3）查新机构认为查新所必需的其他资料。
2、尽可能提供下列查新所需要的资料:
（1）在进行文献检索时，应当选择查新项目所在专业的文献常用词作为关键词，其中应包括中英文对照的查新关键词，如规范词、同义词、缩写词相关词等。
同时，分类号、专利号、化学物质登记号等也应当作为检索词的重要组成部分。
（2）国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料；
（3）在查找资料时，为方便参考员检索相关文献，需要列出与查新项目密切相关的国内外文献清单。该清单应包含文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页码等信息。
二、受理查新委托与订立合同
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三、文献检索与分析
查新员在用户委托要求的基础上，仔细分析所提供的各种资料，并借助委托人提供的关键词确定检索词、检索范围和使用的检索工具、专业数据。进而构建全面、准确的检索策略，以全面、准确地查找相关文献。
查新员在完成检索后，需对检索结果进行筛选和整理，以选出与查新课题密切相关、高度相关的文献。
同时，应根据检索结果和分析阅读的需要，索取文献原文，以便进一步研究和分析。
密切相关文献应将原文全文复印件附在查新报告之后。
在进行查新检索时，查新员可能会遇到一些问题。
例如对所查项目的专业术语、技术核心存在疑问或把握不准，难以确定检索词和检索范围等。
这时，可以向本单位专业人员或查新咨询专家寻求帮助，以解决相关问题。
对一些难度大、专业性强，自己审核有难度的重大项目查新，应聘请同行专家或查新咨询专家进行审核把关。
1、检索要求：
（1）找出满足需要的文献
（2）查准为核心
（3）查全为兼顾
（4）正确把握查全率和查准率的关系。在准的础上尽量求全，以便比较、借鉴和参考。
2、满足检索要求的具体措施
（1）审清主题
（2）选对数据库
（3）选对检索词
（4）用对检索式
（5）评价检索结果
3、漏检和误检的原因分析
（1）选词不当
（2）组配不当
（3）逻辑算符选用不当
（4）系统选用不当
（5）时段估计不当
四、查新报告
1、查新报告要求
（1）论点鲜明性
（2）论据充分性；
（3）论证逻辑性；
（4）结构完整性；
（5）语言简洁性。
2、撰写查新结论
查新报告中结论部分是最重要和最难写的也最能体现查新工作的质量。
查新结论应如实准确地反映检索情况和检索结果，力求客观、公正、全面、清晰。
报告中的每一点结论，都要以客观事实和文献为依据不包含任何个人偏见。
结论不要过简或过繁，不能含糊其辞、模棱两可。
3、查新结论应当包括:
(1)相关文献检出情况；
(2)检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析；
(3)对查新项目新颖性的判断结论。
图片来源：掌桥科研 科技查新报告中的结论示例图1
掌桥科研科技查新：
图片来源：掌桥科研 科技查新报告中的结论示例图2
4、查新审核
查新审核是确保查新质量的重要环节，审核内容包括:
（1）流程审核
（2）形式审核(报告格式的规范化)
（3）专业审核(对查新项目涉及专业的理解程度)
（4）检索审核(数据库、工具书及检索策略)
（5）结论审核。
评审专家在审定科研项目和鉴定成果时，必须仔细阅读查新报告书的核心和总结部分。这些部分成为决策的依据之一，对科技立项和成果审定具有直接或间接的影响。
因此，查新报告书的重要性不可忽视。
五、文件归档与数据库登录
科技查新报告完成后，需要及时将查新项目的资料、合同、报告、附件、专家咨询意见、工作记录等归档。
1、查新档案管理工作
查新档案的基本内容：
（1）上级下发的有关查新办法、规定、规范、细则等文件；
（2）查新单位的规章制度、年检材料、工作总结、登记簿、咨询专家资料、业绩、成果、论著等。
2、查新档案管理基本要求
（1）每个项目由查新员负责收集、整理、归档资料查新完成后移交档案员验收、登记、双方签字；
（2）文书档案按年度立卷归档，项目档案按项目立卷；
（3）要有固定场所、专用保密柜、专人负责；
（4）文书档案长期保管，项目档案保管五年；
（5）应当用计算机管理档案，及时登录数据库。
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