合同管理制度(建筑装饰公司)

一、适用范围

本制度适用于公司各部门,凡以公司名义对外签订合同时(包括以装饰公司名义),均需按本制度执行。

二、合同管理要求

下列经营活动,在业务发生前,必须签订合同:

1、单次采购金额在1万元以上的公共类采购活动(包括实物采购和服务采购);

2、合作施工队人数在10人以上,且工期在一个月以上的劳务分包;

3、单次外聘人员费用在1万元以上或者单次租赁费用在1万元以上的演出类采购活动;

4、装饰(家装和工装)施工业务;

5、策划活动类业务;

6、其他重要业务活动(具体业务事项由总经理根据实际情况确定)。

说明:上述业务活动中,如客户或供应商使用双方签字盖章确认的订单,也视为“合同”。

另外,公司通过有退货保障的电商购物平台直接下单采购时,可不签订合同。

三、合同格式

公司副总分别会同各部门负责人,共同拟定工程劳务分包、公共类采购、演出类采购、工程类采购、策划活动服务、家装施工、工装施工、广告制作等合同的统一合同条款和格式,各部门均按此格式对外拟定合同。所有合同均一式四份,对方两份,我方财务部一份,合同发生部门一份(发生部门是指该合同业务的经办部门,下同)。

四、合同签订依据

1、为确保合同的有效性和真实性,各种合同在签订前,起草人必须向对方索取以下资质证明材料,并负责核对其真实性:

(1)营业执照、组织机构代码、税务登记证的复印件;

(2)个人身份证复印件(劳务合同或对方为个人的业务活动);

所有复印件,属公司性质的,需加盖公司公章,属个人的,需本人签名。以上合同资料由合同发生部门存入档案。

2、经办人在合同洽谈时,均应做洽谈记录,并将主要条款汇报审批人。洽谈记录经双方确认后,作为签订合同的依据。

五、合同填写规范

1、按公司统一制定的格式和事先双方确认的事项,逐项填写合同条款;

2、双方名称要写全称,公司名称要与营业执照相同,个人客户名字必须与身份证相同。

3、时间条款要明确到具体某日。

4、验收方法要明确验收人、验收方式和验收结果确认方式。

5、合同金额必须有大写。

6、合同均使用打印字体,不得涂改。

7、双方签字应使用黑色笔,字迹清晰、工整、规范。

六、合同签订时间

1、采购合同应在财务付款前一周签订并生效;

2、施工队劳务合同应在人员进场前3天签订并生效;

3、其他合同均应在业务发生前签订,不得事后补签合同或按本部门制度相关规定执行。

七、合同审批权限

装饰部的家装施工合同和劳务分包合同由装饰部负责人审批,其他合同均需总经理最终审批签字。

八、合同签订工作流程:

公司各种合同签订的工作流程、责任人以及工作要求见附件。

九、合同档案管理

。。。

十、合同履行

。。。

十一、合同管理纪律

。。。

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