案例 – 用 SeaTable 做装修工程项目管理,更灵活方便

很多中小型装修公司、工程团队由于缺乏业务管理规范,从客户引进到项目施工,再到资金流动、统计分析、内部审批管理,往往存在着管理随意化、信息分散记录、协同性不高和管理者无法快速掌握项目整体情况等问题。如果购买大型的软件管理系统,还得考虑多模块复杂性、浪费成本、缺乏灵活性等因素;如果用Excel来管理,则又有无法在线协同、可视化不丰富、无法方便地进行任务流转等局限性,那么对于中小型公司来说,用 SeaTable 来做项目管理,就会更加灵活方便。它被广泛应用于包括项目管理在内的多类场景。

先来介绍下 SeaTable ,它是一款以智能表格为基础的新型数字化平台。支持丰富的数据类型,能帮我们用表格来组织和管理各类信息。在表格基础上,它还支持自定义工作流、应用搭建、数据分析等丰富的扩展功能,让团队和企业可以快速搭建出灵活的业务系统和软件应用,低门槛实现工作的数字化。它无需下载安装,登录网页即可使用,也可以用微信小程序登录,随时随地查看和协作。

下面就分享一个装修工程项目管理表,思路供参考,使用人员可灵活修改或自定义搭建。案例表适用于中小型装修公司的工程项目管理,实现客户线索及信息记录、客户跟进转化、客户收款、施工进度、施工付款、内部采购申请和审批,以及项目可视化和统计分析的管理需求。让管理者可以快速掌握客户跟进、收付款、施工任务进度等情况。

案例 - 用 SeaTable 做装修工程项目管理,更灵活方便

装修工程项目管理

客户信息管理

「客户信息」表利用 SeaTable 的文件、单选、链接其他记录、链接公式等数据类型,实现了对项目的多元信息资料的集中管理、对关联记录的便捷跨表链接和计算。比如在「客户信息」子表就可以查看每个客户的最近跟进状态、合同价、付款进度、最近结束施工进度等信息,让管理者一目了然,快速知道各项工作的推进情况。

同时通过增加表格视图并设置过滤等条件,实现了对子表信息的自动处理。这样就可以快速切换查看不同角度的信息,快速聚焦特定信息。单个表格视图可以直接共享给团队中的群组/部门、成员进行只读或协作。当然,也可以自定义同时共享多个子表视图。

客户信息:

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「客户信息」子表

客户信息表格视图:

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「客户信息」表格视图

客户跟进管理

「客户跟进管理」用于销售业务员记录客户线索的跟进和签约进程,包括每次跟进的事项、详情、日期、状态、跟进人等信息。其中,跟进状态覆盖了线索引进、量房、设计、签约等全过程。最近一次的跟进状态会同步显示在「客户信息」表中。

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「客户跟进管理」

客户收款

「客户收款」记录了对签约合同的客户的收款明细,“收款金额”列自动计算每组的总和。如果有角色权限的管理需求,可以针对这个子表设置:查看行、添加行、删除行、编辑行的权限;也可以针对列设置只有管理员或特定的人才可以编辑列值。

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「客户收款」

进出场人员管理

「进出场人员管理」用于记录和管理施工人员的基本信息,还可以查看实时自动计算的施工总费用、已结束施工费用、已付给他们的费用。如果表格中的人员信息不够直观,那么还可以通过图库插件,以人员照片 关键字段的形式来查看。

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「进出场人员管理」

图库:

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「进出场人员管理」图库

施工进度管理

「施工进度管理」用于管理不同项目的施工情况:以单选项形式选择施工项目及进度;客户、施工工人都是关联选择;工地、工种都是自动引用;其他只需记录价格、开始日期、结束日期、状态即可。

另外,除了可以通过表格视图来查看外,还可以通过自动化的时间线甘特图、日历、看板、地图来更直观地掌握施工信息,高效推进项目进行。

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「施工进度管理」

时间线甘特图:

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时间线

日历:

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日历

看板:

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看板

施工付款

「施工付款」用于管理对项目施工人员的付款记录,“已付款”列自动计算总和;同时表中用“链接公式”自动显示施工人员的总费用、已结束施工总费用,既帮助管理者清晰了解施工付款明细,又有助于完成项目闭环流程。

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「施工付款」

项目统计分析

通过高级统计生成的多图表大屏仪表盘,可实时统计和分析项目的各维度信息,比如客户收款、项目产值、成本、人员分布、任务数及状态、施工付款统计、施工进度趋势等。也可以增加多个大屏仪表盘,针对特定的项目信息进行展示。

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项目统计分析

自动化提醒和操作

项目管理需要增质增效。利用“自动化规则”功能,可按照需要增加多个按触发条件自动执行的操作动作,这样就可以减少很多手工操作或人工无法快速实现的操作,避免了工作遗漏、处理不及时、协同效率低等问题。

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自动化规则

采购申请和审批管理

「采购申请和审批」可以放在项目管理表中,也可以单独做一个业务系统让采购部门/人员来管理。

它用“工作流”为采购申请和审批这项工作自定义了明确有序的协作流程,申请人发起的任务按节点自动流转,节点即时通知到人,发起人和审批人全流程可视化。节点状态变化可设置同步通知到企业微信群。所有任务及其当前节点状态、当前节点负责人都同步保存到表格中。不仅便于量化统计,更轻松实现了对工作流程管理的整合化和自动化。管理更透明高效。

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采购申请和审批工作流

后台工作流模块:群组成员可在工作流模块中的“我可用的工作流”发起采购申请任务。管理员可直接在表格中发起。

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工作流模块

总结

选择一款合适的项目管理软件对高效管理项目至关重要。SeaTable 虽然不是专门的项目管理软件,但凭借其简单的界面、丰富的扩展功能和持续的迭代能力等,表现出极大的便捷性、灵活性和高效性,几乎不挑行业,被广泛地应用于项目管理工作中。比如还可以用“通用外部应用”搭建多种个性化应用,实现多场景下的企业内外部协同,助力企业降本增效。希望本案例能为你带来一些有用的参考信息。


SeaTable 使用案例参考

技巧 | 用 SeaTable 自动化规则 工作流,实现周期性事项的自动化管理

用 SeaTable 提升小微企业数字化水平

案例 | 商贸电商行业用 SeaTable 做售后审批流程和客户管理系统

案例 | 用 SeaTable 表格记录和管理订单跟进事项,简单又方便

案例 | 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

了解更多,可查看:SeaTable

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