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01 设备档案管控流程

02 设备台账管控制度

03 设备档案管控制度

04 设备档案借阅方案

一、设备档案管控流程

二、设备台账管控制度

设备台账管控制度

第1章 总则

第1条 设备台账管控目的

针对工厂存在设备购买、使用、维修、保养等方面的问题，为加强设备管理、维护，提高其使用效率，使设备出现问题能够有账可查，优化设备管理制度，特制定本制度。

第2条 术语界定

设备台账是设备部相关人员编制的用来反映设备购买、使用、检测、维护方面资料的文件。

第3条 适用范围

本制度适用于工厂设备部进行设备台账管理、控制方面的各项活动。

第2章 设备台账编制

第4条 编制依据

设备台账主要依据设备的验收移交单、调拨单、报废单等设备原始凭证进行编制。

第5条 编制人员

由设备管理专员配合设备运行主管进行设备台账的编制。

第6条 设备台账的主要内容

设备台账的主要内容包括设备名称、规格型号、购入日期、制造厂商、出厂日期、使用期限、使用单位等情况。

第7条 编制原则

工厂设备台账编制的主要原则有以下两点。

1．设备台账的内容必须真实，与生产现场的设备实物相符。

2．设备台账需及时更新、准确记录设备的运行状态及调动情况。

第3章 设备台账管理

第8条 台账存放

设备管理专员将设备台账按编制顺序进行编号并存放。存放期间应禁止他人在未经设备主管同意的情况下对台账的信息进行涂改、勾画，并保证台账纸面干净、字迹清晰。

第9条 台账变更

1．当设备实物与台账内容发生变更或转移情况时，现场设备的使用人员应及时通知设备管理专员进行台账信息的更盖。

2．设备管理专员需在一个工作日内对台账内容进行变更，变更工作结束后及时向设备经理进行汇报。

3．经确认可进行报废处理的设备，设备管理员经设备经理同意后，方可对原台账内容进行删除，并同时填写报废设备台账。

第10条 台账借阅

1．设备部人员对台账进行查阅时需在档案室进行登记，并写明查阅用途。

2．工厂相关部门如需对设备台账进行查阅，需填写“设备资料借阅表”经设备经理审批后方可从档案室调取设备台账。台账资料使用完应及时归还并登记归还时间，归还人姓名。

第11条 台账查验

设备部为保证设备台账的真实、可靠，需定期对设备台账进行查验，一般来说，台账的查验周期通常是一个月或一年，具体查验方式如下表所示。

台账查验方式表

方式	具体说明
台账自查	◆ 台账自查是指由设备运行主管每月对设备台账进行自查，自查的内容主要包括：设备实物是否与台账相符、是否按时进行台账登记、台账内容是否完整等；如发现问题，设备运行主管应确定责任人，责其在当天内进行修改并进行登记
年度清查	◆ 设备部每年年终需对设备进行全面清查盘点，调整账目并核对设备分布情况、价值以及与账目相符度 ◆ 在清查盘点时发现盘亏的，应查明原因，确定相关责任人，并上报上级有关部门进行批示后处理 ◆ 在清查盘点中发现闲置设备的，应在“设备年终盘查表”中填写处理意见

第11条 台账交接

设备部因台账管理人员更替需进行台账交接，台账交接工作有以下几方面要求。如下所述。

1．交接双方必须在现场（设备档案室）进行台账交接，禁止单方面人员到场交接或代人交接。

2．台账移交应做到“交者清”，“接者明”。交接工作完成后，双方方可离开。

3．台账交接前应做好台账的清点、检查工作，禁止将记录不清晰、账面模糊的台账进行移交。

第4章 附则

第13条 本制度由设备部制定，其解释权、修订权归设备部所有。

第18条本制度编写完成后，报生产总监审核批准，自年月日起执行。

三、设备档案管控制度

设备档案管控制度

第1章 总则

第1条 目的

为了加强对设备档案资料的管理和整理工作，有效保护和利用设备档案资料，保证全工厂设备正常运行，特制定本制度。

第2条 范围界定

凡工厂购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘以及随机材料等均属于设备档案。

第2章 设备档案的形成和归档

第3条 档案存放部门

设备部是设备文件材料的形成、积累、汇总部门，设备部必须配有兼职档案人员集中管理本工厂的设备文件材料。从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满），安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均由设备部负责收集、积累，此过程结束后移交档案室。

第4条 到货期通知

设备部应将设备到货日期的计划提前通知档案室，以便做好准备，合理安排工作。

第5条 设备到货处理

设备到货后，设备部应通知档案室，档案人员参与设备开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在“设备验收记录单”上签章。开箱时，设备部兼职档案员也应到场。

第6条 鉴定验收要求

设备的技术鉴定验收必须通知档案人员参加，并在“技术鉴定验收记录单”上签字。

第7条 使用部门负责人权责

工厂设备使用部门的负责人，要做好设备文件材料的形成、积累、管理工作，技术人员和维修人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到“有活动就有完整的记录”，确保设备文件的完整、系统、准确。

第8条 自研设备资料归档

工厂自行研制的设备，在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料归档，在设备进行鉴定验收时，必须有档案人员参加。

第3章 设备档案的归档范围

第9条 外购设备归档材料范围

1．外购设备计划与选购阶段的归档材料

（1）设备使用部门的“采购申请书”及可行性方案论证报告。

（2）购买设备的审批文件。

（3）购买协议、合同。

（4）“购买意向书”及“订购货通知单”。

（5）工厂设备采购人员与设备提供商的重要来往函件、电文。

（6）谈判备忘录、附件、附录。

2．外购设备验收阶段的归档材料

（1）“装箱单”、“开箱验收单”、“出厂合格证书”及“出厂精度检验单”。

（2）图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册。

（3）开箱检验记录、商检及索赔文件。

（4）运单、发票。

3．外购设备安装、调试阶段的归档材料

（1）“设备安装、调试计划书”。

（2）安装基础图、电气接线图、安装工艺规程。

（3）试车、精度检查记录、试验记录及“安装验收单”。

（4）安装调试期间存在的问题及处理意见。

（5）“安装调试技术总结报告”及“验收报告”。

（6）计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料等。

（7）设备操作培训材料。

4．外购设备运行及维护修理阶段的归档材料

（1）设备移交使用部门的附件和随机“工具清单”。

（2）设备维护保养和安全技术操作规程。

（3）设备的运行记录。

（4）设备“保养情况记录表”。

（5）设备检查、普查记录。

（6）设备大、中修记录、总结、鉴定书。

（7）大、中修精度检查记录及“验收移交单”。

（8）设备仪器事故分析、记录及“设备事故处理结果报告”。

5．外购设备改造、更新阶段的归档材料

（1）设备改造的合理化建议及处理结果。

（2）设备改装、改造、更新的报告与批复。

（3）改装、改造过程中形成的图样、技术文件。

（4）设备报废技术鉴定书，请示及批复文件。

（5）设备技术鉴定及成果申报奖励文件。

第10条 自制设备归档材料范围

1．方案论证及设计阶段的归档材料

（1）“设备研制任务书”以及研制协议、合同。

（2）“设备研制调研报告”及“可行性方案论证报告”。

（3）设备研制有关问题的请示及批复。

（4）计算文件、试验文件、图样。

（5）技术条件、“技术说明书”及“设计技术总结报告”。

2．自制设备制造加工阶段的归档材料

（1）工艺规程、工艺说明书。

（2）重要的工艺装备图纸及说明书。

（3）重要零部件超差单和代料单。

（4）“工艺总结报告书”。

3．自制设备安装调试及鉴定验收阶段

（1）“设备安装、调试计划书”。

（2）安装基础图，电气接线图、安装工艺规程。

（3）试车、试验记录、精度检查记录及“安装验收单”。

（4）设备安装期间存在问题及处理意见。

（5）“设备安装、调试技术总结报告”及“验收报告”。

（6）计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料。

（7）自制设备操作培训材料。

（8）技术鉴定及审批文件。

（9）成果申报及奖励文件。

（10）使用维护说明书、操作规程。

4．自制设备运行及维护修理阶段的归档材料

（1）设备移交使用部门的附件和随机“工具清单”。

（2）设备维护保养和安全技术操作规程。

（3）设备的运行记录。

（4）设备“保养情况记录表”。

（5）设备检查、普查记录。

（6）设备大、中修记录、总结、鉴定书。

（7）大、中修精度检查记录及“验收移交单”。

（8）设备仪器事故分析、记录及“设备事故处理结果报告”。

5．自制设备改造、更新阶段的归档材料

（1）设备改造的合理化建议及处理结果。

（2）设备改装、改造、更新的报告与批复。

（3）改装、改造过程中形成的图样、技术文件。

（4）设备报废技术鉴定书，请示及批复文件。

（5）设备技术鉴定及成果申报奖励文件。

第4章 设备档案的保管与借阅管理

第11条 档案管理原则

设备档案的管理，必须坚持“集中、统一管理”的原则，确保设备档案准确、完整、系统和安全。所有设备档案由工厂档案室集中保管一套，其他的交由设备部保管。对于只有一套的设备档案，一律交工厂档案室保管。

第12条 保管条件

设备部必须有一定的保管条件，配备档案橱柜，有兼职保管人负责，如设备部不具备以上条件，设备档案仍由档案室保管。

第13条 档案分级

设备档案应进行系统地整理、分类、编制目录，并根据设备档案的重要程度，进行分级管理，具体分为四级。

1．绝密级设备档案。主要指工厂自行研制关键设备的所有档案资料，这些设备档案资料会涉及到工厂的核心生产技术，若保护不当，可能给工厂带来不可挽回的经济损失。

2．机密级设备档案。主要指一些外购关键设备图样、技术手册、校验标准、随机备件图册等，若保护不当，可能给工厂带来重大损失。

3．秘密级设备档案。主要指工厂自行研制的一般设备的所有资料，若保护不当，可能给工厂带来一定损失。

4．普通级设备档案，主要指工厂购置的一般设备和辅助设备的相关资料，对外公开并不会给工厂带来任何损失。

第14条 档案借阅手续

档案的借阅要履行一定的手续。档案室保管的设备档案凭工作证借阅，并且要规定不同的阅读方式，具体如下所示。

1．秘密级及以上的设备档案要经借阅人的部门负责人同意，且借阅人要持有其部门负责人签名的相关证明，并办理借阅登记手续后，方可在档案室的内阅读，不得私自带出档案室阅读。

2．普通级设备档案可以借出，但借阅时间不得超过五天。

第15条 档案借阅要求

1．借阅的设备档案，不得损坏、丢失，归还时交档案管理员当面点清。

2．由设备部保管的设备档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。

第16条 档案内容要求

对于普通级档案的关键性内容应使用复印件，尽量不用原件，一般在告知档案管理员并办理相应手续后由借阅人自行复印1份，且档案管理员要对复印件进行备案，并加盖档案室公章，以资证明。

第17条 设备报废处理

设备报废后，外购设备的档案经相关设备负责人审核后销毁，自制设备的档案由工厂档案室长期保管。

第5章 附则

第18条 本制度由工厂档案室编制，其解释权、修订权亦归工厂档案室所有。

第19条本制度自审批之日起执行。

四、设备档案借阅方案

设备档案借阅方案

一、目的

为了保护本工厂设备档案的完整与安全，并根据工厂的相关规定，遵循“既方便工作、又有利于保密”的原则，制定本借阅方案。

二、职责划分

本厂档案室的档案管理员具有以下七项基本职责。

1．负责对设备档案进行收集、整理、分类、编制目录，根据设备档案的重要程度进行分级，以便借阅。

2．拟定并报批“设备档案借阅纪律”，并监督借阅人执行。

3．认真检查借阅人的相关证件及“借阅申请单”，并及时做好借阅登记。

4．为借阅人提取所需档案材料，并及时整理好借阅人归还的设备档案。

5．对于普通级设备档案逾期不归还，且不办理续借手续者，档案管理员有权追回借阅人所借阅的档案。

6．借阅人归还档案时，必须当面检查档案的完好情况，若在借阅期间发生损坏或丢失现象，档案工作人员应及时报告相关负责人并做出处理。

7．对于可以修复的档案，及时进行修复。

三、界定借阅权限

1．副总经理及以上高层管理者、设备部经理、技术部经理、研发部经理、高级技术工程师、自制设备研发人员及重要设备维修人员可借阅绝密级设备档案、机密级设备档案、秘密级设备档案及普通级设备档案。

2．普通技术工程师、设备维修人员及普通员工可借阅机密级设备档案、秘密级设备档案及普通级设备档案。

3．外部组织或个人只可借阅本工厂的普通级设备档案，且需有本工厂相关部门的开据的相关证明。

四、明确借阅方式

（一）秘密级及以上级设备档案借阅方式

1．秘密级及以上级设备档案借阅只可在档案室借阅，个人不可私自带出，借阅时间为8：00～ 12：00和14：00～17：00。

2．借阅机密、绝密的设备档案材料，需经部门经理批准，但不得摘抄、拍照及复制所查设备档案。

3．如借阅人摘抄、拍照、复制所查秘密级档案内容，需经档案管理员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经借阅人所在部门的经理批准，且只能在档案室内进行，借阅人要对涉密内容承担保密义务；摘录或复制的秘密级设备档案，须经档案人员校对无误后，加盖印章，以资证明。

4．借阅人阅读完毕，离开档案室时在“设备档案借阅登记表”上签字，并要签署保密协议，对所阅读的设备档案负有保密责任。

（二）普通级设备档案借阅方式

1．普通级设备档案借阅人可借出设备档案，借阅人借出普通级设备档案时要对照借阅单清点资料实物，清点清楚后，方可借出设备档案资料，借阅时间为五天。

2．借阅人对所借的档案应妥善保管，不得私自拆毁、涂改、抽换及对外传播。

3．借阅的档案应在规定的时间内归还，仍需继续留用时，应重新办理借阅手续，对逾期不还又不办理借阅手续者，档案管理员有权停止借阅权并追回其所借设备档案。

4．借阅人归还档案时，应如数交还，且应保证设备档案完好无损，并在“设备档案借阅登记表”上签字确认。

五、借阅程序

（一）查阅设备档案目录

借阅人根据所需要查阅的设备档案内容，去查阅相应的设备档案目录（对于秘密级及以上的设备档案，借阅人应首先向相关部门经理提出借阅申请，并填写“借阅申请单”）。

（二）确认设备档案借阅方式

依据档案密级由档案管理员确认相应的借阅方式，秘密级及以上级设备档案要经借阅人所在部门的部门经理签字确认后方可借阅，且只可在档案室借阅。

（三）填写“设备档案借阅登记表”

填写“设备档案借阅登记表”时的注意事项如下所示。

1．对于秘密级及以上设备档案资料，借阅人的借阅申请被批准后，档案管理员需填写“设备档案借阅登记表”。

2．对于普通级设备档案，借阅人不需提出借阅申请，可直接到工厂档案室，填写“设备档案借阅登记表”后借阅。

3．“设备档案借阅登记表”的具体形式如下所示。

设备档案借阅登记表

借阅 日期	借阅人 姓名	部 门	批准人	设备档案 名称	页 数	密 级	归还 日期	归还 状况	收档人	借阅人签名

（四）借阅资料

资料可分为普通档案和秘密档案，具体借阅要求如下所示。

1．对于秘密级及以上的设备档案，借阅人在档案室阅读设备档案，阅读完毕后要在“设备档案借阅登记表”上签名后，方可离开。

2．对于普通级设备档案，由借阅人对照“设备档案借阅登记表”上所列的档案名称清点档案数量，确认后签名，借出设备档案。

（五）设备档案归还

借阅人将查阅或利用完的设备档案，按原样折叠好，排好序退还。经档案管理员清点无误后借阅人方可离去。

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