这份“办会攻略”,请查收

会议是党政机关传达上级指示、布置工作、交流经验的一种重要形式,做好会议的筹备和组织工作是机关工作人员的一项重要业务。办公室新人筹备会议时,要认真、细致、严谨,笔者通过实践总结了一份“办会攻略”,即:“要素分析法”“内容分析法”和“时间分析法”,用好这“三法”有助于破解办会难题,高效办好会议。

会用“要素分析法”,拆解会议内容,由点及面筹备会议。顾名思义,要素分析就是要先明确具体要素,逐个分析。在会议筹备阶段,将会议“拆解”,以会议的任务为线索,从要素的角度去发散,把涉及的“人、材、物”等要素列明并分类细化。以“人”这一要素为例,需要提前确定参会的领导、群众代表、服务人员等,他们的人数有多少、任务分别是什么、有什么特殊事项等,接着根据他们的任务、人数等来准备相应的“材”和“物”,如准备发言材料、制作座位桌牌、布置会议场地、检查仪器设备等,通过先确立中心,后构建网络,由点及面开展筹备工作。

善用“内容分析法”,明确会议主题,环环相扣理顺流程。内容分析法是一种单中心的分析方法,以确定会议主题为起点,继而搭建活动框架、策划活动环节、填充环节要素,保证会议流程环环相扣、链条完整。比如在召开总结表彰会时,要紧紧围绕这一主题开展策划活动,可以先将内容确定为报名报道、颁奖仪式、典型发言、后续报道等,进而确定参会人员、会议时限、会场规模,在基本框架和要素敲定之后,再运用“要素分析法”分析每个环节涉及的“人、材、物”,如颁奖环节“人”的要素有颁奖嘉宾、领奖人、服务人员,“材”的要素有主持词、领奖人简介、颁奖词等,“物”的要素有话筒、奖品、场地等。在各环节要对会议内容不断思考补充,保证每个环节所需的要素完备齐全。

学用“时间分析法”,倒排任务清单,逐日销项推进工作。对任务紧急、筹备时间较短的会议活动可采用时间分析法,根据既定的会议日期,倒排每日的工作任务,列出会议“后一日”“当日”“前一日”“前两日”等每天的任务清单和负责人,根据每天的任务清单展开分析“人、材、物”等要素,在筹备过程中每天销项,复盘前一日任务清单完成情况,稳步推进工作。要特别注意,会议活动中的任一要素调整可能影响整个会议安排,因此必须设置信息中枢,及时将工作调整通知各个点位,同时,要反复检查时间轴上各个点位的安排,确保不出纰漏。

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