近年来，外企的Controlling 部门对于企业支出管理更加严格和规范化，已经很难靠人工去管理了，必须要借助一些数字化工具来辅助管理，而利用Ultimus BPM进行规范化的流程管理则是一个很好的办法。
外企常用的企业支出（Expenditure）包括了Capex 和Opex 。 Capex是指资本性支出，英文全称为capital expenditure，一般指固定资产、无形资产、递延资产等资产的投入。Opex是operating expense 指的是企业的管理支出、办公室支出、员工工资支出和广告支出等日常开支。
1. 我们首先来讨论Capex管理：利用Ultimus BPM可以建立起来Capex的全生命周期管理流程，从项目立项，到采购执行，再到项目验收，Capex付款支出，资产转移和报废的全流程管理。
Ultimus Capex全生命周期管理主流程：
要做好Capex管理，就要从预算开始管理，每个PR都要关联对应的预算号，一般不能超预算申请，如果没有预算，就需要走预算转移的流程，或者走超预算申请的特殊流程。预算在PR申请之后就会被暂扣，在PO下单后才会正式扣减，如果PR没通过则会退回到预算池里。
同时PO订单也不能超过PR申请的金额，付款申请则要关联PO单据，根据PO的收货情况进行付款。这样才能管理好Capex的支出，不会出现超预算、超订单金额的付款情况，从源头和过程中做好管控。
1. 关于Expense的支出，可以分为有PO的Expense支出，以及报销类 Expense支出。有PO的Expense也要走PR、PO的流程，但是预算控制一般不是按照项目来控制，而是按照Cost Center或者Department来控制的，只要在一个时间周期内整体花费不超过预算金额就可以继续申请。
报销类的Expense，则是走费用申请、费用报销的流程，中间还会有借款、还款等流程。
Ultimus UEM 费用报销主要流程如下：
Expense报销也要关联部门预算，在预算范围内报销。同时还需要做费用标准的控制，不同的级别，去不同的城市，会有不同的费用标准，理论上不能超标报销。超标则需要走特殊申请流程。
传统的费用报销需要先填报销单，再贴发票。现在借助Ultimus UEM系统，可以先扫描发票，识别发票信息发起报销流程，这样更加方便，同时系统自动做了发票的合规性校验，也让财务审核更加方便。
BPM的流程走完之后，可以和SAP同步，自动生成SAP的财务凭证。同时也可以和银企直联系统对接，实现在线付款的操作。让财务减少Accounting的工作，更多的去关注Controlling的工作，为公司带来更大的价值。
Ultimus 是一家Global的BPM软件公司，在中国市场做了众多的知名外企客户，为他们做了企业支出管理流程。如：百威英博、迅达电梯、Swatch、舍弗勒、保时捷、西门子、Autoliv、威图等等。
作者简介
王根健 ——— Ultimus 华东区销售总监
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